Sekretarz

Polityka cookies

Używamy pliki cookies do celów statystycznych i poprawnego działania strony.

Skoczek

Skocz do Wyszukiwarki Skocz do Menu Głównego Skocz do Głównej Zawartości
herb Biuletyn Informacji Publicznej Urząd Gminy w Reszlu
Kierownictwo Urzędu
Wersja z dnia

Sekretarz

 mgr Urszula Sawa
Tel. (89) 755 39 03

Zadania Sekretarza Gminy

  1. W zakresie organizacji pracy Urzędu Gminy 
    1. zapewnienie właściwej oraz zgodnej z przepisami organizacji pracy Urzędu Gminy, w tym:
      1. przygotowywanie projektów Regulaminu organizacyjnego, projektów jego zmian uzasadnionych zmianą obowiązujących przepisów oraz potrzebami organizacyjnymi Urzędu,
      2. przygotowywanie projektu regulaminu pracy oraz projektów zmian tego regulaminu,
      3. przygotowywanie projektów:
        • regulaminu wynagradzania pracowników, 
        • procedury naboru pracowników, 
        • regulaminu przeprowadzania służby przygotowawczej, 
        • regulaminu ocen pracowników,
        • innych procedur i regulaminów wymaganych przepisami prawa oraz ich aktualizacja,
      4. przydzielanie zadań i aktualizacja zakresów czynności pracowników w miarę potrzeb
      5. koordynacja działań komórek organizacyjnych w zakresie organizacji pracy,
      6. organizacja szkoleń wewnętrznych pracowników,
      7. przedkładanie Burmistrzowi propozycji działań usprawniających pracę Urzędu Gminy
         
  2. W zakresie realizacji zadań Burmistrza jako organu wykonawczego Gminy 
    1. prowadzenie głównego rejestru zarządzeń Burmistrza oraz zapewnienie ich właściwego wewnętrznego obiegu w Urzędzie,
    2. przygotowywanie upoważnień do wydawania w imieniu Burmistrza decyzji z zakresu administracji publicznej oraz prowadzenie centralnego rejestru tych upoważnień,
    3. przygotowywanie pełnomocnictw udzielanych przez Burmistrza, w tym pełnomocnictw procesowych oraz prowadzenie centralnego rejestru tych pełnomocnictw,
    4. przygotowywanie sprawozdań z działalności Burmistrza między sesjami
    5. prowadzenie spraw powierzonych przez Burmistrza do realizacji na mocy odrębnych upoważnień i pełnomocnictw,
       
  3. W zakresie spraw związanych z organizacją funkcjonowania jednostek pomocniczych i organizacyjnych Gminy, w tym:
    1. prowadzenie dokumentów dotyczących Statutu Gminy , 
    2. prowadzenie zbiorów aktów prawnych o utworzeniu jednostek organizacyjnych i pomocniczych, ich statutów i regulaminów a także innych dokumentów regulujących organizację i działalność tych jednostek,
    3. analiza potrzeb w zakresie zmian statutów i regulaminów w związku ze zmianą przepisów,
    4. przygotowywanie projektów zmian statutów i regulaminów  oraz projektów uchwał Rady w powyższym zakresie,
    5. analiza potrzeb w zakresie likwidacji, tworzenia, łączenia i podziału jednostek organizacyjnych Gminy oraz analiza potrzeb co do zakresu działania tych jednostek oraz zmian ich statutów (regulaminów) w związku ze zmianą przepisów, potrzebami organizacyjnymi Gminy i zgłoszonymi w tym zakresie wnioskami, 
       
  4. W zakresie rozpatrywania i załatwiania skarg
    1. przyjmowanie interesantów w sprawach skarg na działania lub zaniechanie działania pracowników Urzędu Gminy w Reszlu
    2. prowadzenie rejestru skarg 
    3. rozpatrywanie zasadności złożonej skargi
    4. przygotowanie projektu odpowiedzi o sposobie załatwienia skargi
    5. przedkładanie Burmistrzowi propozycji działań zapobiegawczych w stosunku do pracowników w przypadku uznania skargi za zasadną
       
  5. W zakresie kontroli zewnętrznych
    1. prowadzenie książki kontroli i dokumentacji kontroli zewnętrznych,
    2. koordynacja wykonania zaleceń i wniosków pokontrolnych
    3. przygotowywanie projektów odpowiedzi związanych z wykonaniem zaleceń i wniosków pokontrolnych w terminach przewidzianych przez organy nadzoru
       
  6. W zakresie kontroli wewnętrznych
    1. pełnienie funkcji koordynatora kontroli zarządczej w imieniu Burmistrza jako organu, bezpośredni nadzór nad systemem kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy i w jednostkach organizacyjnych Gminy
    2. sporządzanie dokumentacji wymaganej przepisami w zakresie kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy ,
    3. sporządzanie harmonogramu  i przeprowadzanie kontroli wewnętrznych w komórkach organizacyjnych Urzędu i w jednostkach organizacyjnych Gminy
    4. przeprowadzanie kontroli w zakresie: przestrzegania ustaw i przepisów prawa obowiązujących w jst, w szczególności: kodeksu postępowania administracyjnego, Instrukcji kancelaryjnej, ochrony danych osobowych itp.
       
  7. W zakresie organizacji i przeprowadzania wyborów  i referendów ogólnokrajowych i lokalnych
    1. Wykonywanie zadań w zakresie organizacji wyborów  i referendów działając w imieniu Burmistrza jako organu we współpracy z urzędnikiem wyborczym,
    2. przygotowywanie dokumentów  związanych z podziałem Gminy na  okręgi wyborcze i obwody głosowania,
    3. zapewnienie i zabezpieczenie obsługi technicznej, organizacyjnej i informatycznej komisji wyborczych w wyborach i referendach
    4. przygotowywanie lokali wyborczych – siedzib obwodowych komisji wyborczych do przeprowadzenia wyborów i referendów, w tym wyposażanie w niezbędne urządzenia i materiały
    5. planowanie i rozliczanie wydatków finansowych związanych z wyborami,
    6. nadzór na prawidłowością przebiegu wyborów i referendów w Gminie Reszel
    7. przekazywanie dokumentacji archiwalnej oraz wykonywanie innych zadań zleconych przez PKW i Komisarza Wyborczego w Olsztynie
       
  8. W zakresie ochrony danych osobowych
    1. koordynacja prac z zakresu ochrony danych osobowych, w tym współdziałanie z Inspektorem Ochrony Danych
    2. przygotowywanie projektów dokumentów związanych z organizacją ochrony danych osobowych  ( Polityka Bezpieczeństwa Informacji, Instrukcje, regulaminy itp.) i ich aktualizacja
    3. prowadzenie rejestrów zbiorów danych osobowych gromadzonych, przetwarzanych i przechowywanych w Urzędzie Gminy w Reszlu i jego aktualizacja,
    4. zgłaszanie zbiorów do rejestracji do Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadkach wymaganych przepisami prawa w tym zakresie,
    5. przygotowywanie upoważnień do dostępu do zbiorów danych osobowych przetwarzanych i przechowywanych w Urzędzie Gminy w Reszlu,
    6. kontrola z zakresie przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych w Urzędzie Gminy i w jednostkach organizacyjnych Gminy,
    7. zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych w Urzędzie Gminy w Reszlu
       
  9. W zakresie ochrony informacji niejawnych
    1. pełnienie funkcji Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych w Urzędzie Gminy w Reszlu
    2. opracowywanie i aktualizowanie planu ochrony informacji niejawnych w Urzędzie Gminy, w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego, i nadzorowanie jego realizacji;
    3. prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych;
    4. prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających oraz  wydawanie poświadczeń bezpieczeństwa,
    5. przygotowywanie upoważnień dla pracowników do dostępu do informacji niejawnych w Urzędzie Gminy w Reszlu,
    6. prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych lub pełniących służbę w Urzędzie Gminy albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto, 
    7. zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych w Urzędzie Gminy w Reszlu
    8. współdziałanie ze służbami i instytucjami uprawnionymi do prowadzenia poszerzonych postępowań sprawdzających, kontrolnych postępowań sprawdzających w stosunku do pracowników Urzędu 
    9. nadzór nad funkcjonowaniem „pionu ochrony” w Urzędzie Gminy w Reszlu
       
  10. W zakresie dostępu do informacji publicznej
    1. organizowanie i koordynowanie zapewnienia dostępu do informacji publicznej dotyczącej działalności Gminy i jej organów zgodnie z przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej,
    2. zapewnienie aktualizacji Biuletynu Informacji Publicznej Gminy Reszel, w systemie informatycznym, zgodnie z przepisami o dostępie do informacji publicznej i ustawie o BIP
    3. prowadzenie ewidencji / rejestru wniosków o udzielenie informacji publicznej wpływających do Urzędu Gminy.
       
  11. Inne zadania realizowane przez pracownika:
    1. nadzór nad wykonywaniem obowiązków służbowych pracowników zatrudnionych w komórce organizacyjnej  Urzędu Gminy – Dział Administracyjno-Prawny,
    2. współdziałanie z radcą prawnym Urzędu Gminy w zakresie spraw sądowych w sądach powszechnych i administracyjnych, których Gmina Reszel jest stroną,
    3. prowadzenie rejestru rozstrzygnięć organów nadzoru dotyczących uchwał Rady, oraz odrębnego zbioru tych rozstrzygnięć,
    4. pełnienie funkcji koordynatora statystyki publicznej w Urzędzie Gminy , w tym nadzór nad terminowym przekazywaniem sprawozdań, nadawanie uprawnień i przypisywanie odpowiedzialności w systemie sprawozdawczości statystyki publicznej GUS,
    5. załatwianie spraw wynikających z Kodeksu cywilnego w zakresie: sporządzania testamentów allograficznych (spisywania oświadczeń woli), 
    6. prowadzenie spraw z zakresu zbiórek publicznych i zgromadzeń publicznych, w szczególności:
      1. rozpatrywanie wniosków i przygotowywanie projektów pozwoleń oraz decyzji w sprawie cofania zezwoleń, 
      2. sprawowanie nadzoru nad przebiegiem zgromadzeń i zbiórek publicznych oraz nad sposobem wykorzystania drogą zbiórki publicznej uzyskanych środków,
      3. prowadzenie wymaganych przepisami rejestrów 
      4. sprawowanie nadzoru nad zgromadzeniami.
    7. potwierdzania zgodności dokumentów z oryginałami
    8. planowania, zakupu i wyposażania pracowników i  pomieszczeń Urzędu  w środki techniczne, sprzęt i wyposażenie niezbędne do właściwego wykonywania obowiązków, w miarę posiadanych środków finansowych
    9. podejmowanie działań w zakresie zapewnienia zgodności systemów informatycznych i ich zabezpieczeń
    10. nadzór nad  pracą stażystów i praktykantów w Urzędzie Gminy
    11. przygotowywanie protokołów kasacji i zdjęcia ze stanu majątku urządzeń i in. materiałów wykorzystywanych w bieżącej działalności Urzędu,
    12. organizowanie i prowadzenie narad, zebrań i szkoleń wewnętrznych dla pracowników Urzędu,
    13. prowadzenie bieżących spraw na zlecenie Burmistrza,
    14. uczestnictwo w komisjach powoływanych przez Burmistrza do określonych zadań, 
    15. realizacja innych zadań zleconych do wykonania przez Kierownictwo Urzędu,
    16. planowanie i sprawozdawczość z zakresu prowadzonych spraw na stanowisku, w tym sprawozdania z realizacji budżetu gminy w terminach ustalonych.

Wyciąg z Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Reszlu

§ 11. 1. Sekretarz wykonuje zadania i realizuje kompetencje w zakresie określonym przez Burmistrza z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.
2. Do zadań Sekretarza należy  koordynowanie realizacji zadań i przepisów:

  1. w zakresie przestrzegania w Urzędzie Kodeksu postępowania administracyjnego: kontrola wewnętrzna w zakresie prawidłowości przygotowywania przez pracowników projektów decyzji administracyjnych, prowadzenie szkoleń wewnętrznych,
  2. w zakresie przestrzegania w Urzędzie Instrukcji Kancelaryjnej: kontrola wewnętrzna oraz prowadzenie szkoleń wewnętrznych w powyższym zakresie,
  3. w zakresie ustawy o ochronie danych osobowych: nadzór i zapewnienie realizacji obowiązujących w tym zakresie przepisów w Urzędzie we współpracy z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych.

3. Do zadań Sekretarza należy nadzór i koordynacja wykonania zadań wynikających z przepisów:

  1. ustawy o pracownikach samorządowych,
  2. ustawy o dostępie do informacji publicznej,
  3. ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych aktów prawnych,
  4. ustawy Kodeks postępowania administracyjnego , w szczególności dotyczących załatwiania skarg i wniosków,
  5. załatwianie spraw wynikających z Kodeksu cywilnego w zakresie: sporządzania testamentów (spisywania oświadczeń woli), potwierdzania zgodności dokumentów z oryginałami,
  6. ustawy o ochronie informacji niejawnych,
  7. ustawy Kodeks wyborczy
  8. ustawy o działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa,
  9. ustawy o petycjach, 
  10. ustawy o statystyce publicznej

4. Sekretarz, na mocy odrębnych upoważnień i pełnomocnictw jest: 

  1. Pełnomocnikiem ochrony informacji niejawnych, 
  2. Pełnomocnikiem ds. wyborów, 
  3. Koordynatorem kontroli zarządczej.

5. Sekretarz Gminy zapewnienia realizację zadań Burmistrza jako organu wykonawczego Gminy poprzez:

  1. prowadzenie głównego rejestru zarządzeń Burmistrza oraz zapewnienie ich właściwego wewnętrznego obiegu w Urzędzie,
  2. przygotowywanie upoważnień do wydawania w imieniu Burmistrza decyzji z zakresu administracji publicznej oraz prowadzenie centralnego rejestru tych upoważnień,
  3. przygotowywanie pełnomocnictw udzielanych przez Burmistrza, w tym pełnomocnictw procesowych oraz prowadzenie centralnego rejestru tych pełnomocnictw,
  4. przygotowywanie sprawozdań z działalności Burmistrza między sesjami.

6. Sekretarz Gminy zapewnia właściwą oraz zgodną z przepisami i niniejszym Regulaminem organizację pracy Urzędu, w tym:

  1. przygotowuje projekty Regulaminu organizacyjnego, oraz projekty jego zmian uzasadnionych zmianą obowiązujących przepisów oraz potrzebami organizacyjnymi Urzędu,
  2. przygotowuje projekty regulaminu pracy oraz projekty zmian tego Regulaminu,
  3. przygotowuje projekty regulaminów i procedur wewnętrznych wymaganych przepisami prawa oraz ich aktualizacje,
  4. zapewnia zgodność zakresów czynności pracowników z postanowieniami Regulaminu,
  5. koordynuje działania komórek organizacyjnych w zakresie organizacji pracy,
  6. organizuje szkolenia wewnętrzne pracowników,
  7. koordynuje realizację zaleceń wynikających z kontroli wewnętrznych i zewnętrznych,

7. Sekretarz gminy w celu zapewnienia zgodności systemów informatycznych i ich zabezpieczeń wydaje zgodę za zakup sprzętu komputerowego, oprogramowania, drukarek oraz wszelkich materiałów eksploatacyjnych.

8. Sekretarz gminy decyduje o przeniesieniach sprzętu komputerowego między stanowiskami pracy.

9. Sekretarz gminy nadzoruje pracę stażystów i praktykantów - sprawuje nad nimi opiekę, przydziela im zakres zadań i obowiązków bezpośrednio lub może wyznaczyć do tego celu innego pracownika Urzędu.

10. Sekretarz gminy wydaje zgodę na pozostanie pracownika lub innych osób w Urzędzie po godzinach pracy.

11. Podczas nieobecności Sekretarza jego obowiązki pełni wyznaczony pracownik Działu Administracyjno-Prawnego, z wyłączeniem zadań Sekretarza jako pełnomocnika Burmistrza.

§ 12. Sekretarzowi Gminy bezpośrednio podlegają:

  1. Dział Administracyjno-Prawny
  2. Pion ochrony informacji niejawnych.