Sekretarz

Polityka cookies

Serwis Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie przetwarza dane w celach wynikających z funkcjonowania Serwisu oraz używa „ciasteczek” tj. plików „Cookies” w celach statystycznych i funkcjonalnych. Dzięki nim możemy indywidualnie dostosować serwis do potrzeb osób go odwiedzających. Każdy odwiedzający ma możliwość wyłączenia ich w przeglądarce samodzielnie, dzięki czemu żadne informacje nie będą przez nas zbierane lub może kontynuować przeglądanie Serwisu akceptując stosowanie plików „Cookies”. Jednocześnie informujemy, iż szczegółowe informacje na temat tego czym są „ciasteczka” i jak je wyłączyć można znaleźć w naszej Polityce Prywatności.
Polityka Prywatności

Skoczek

Skocz do Wyszukiwarki Skocz do Menu Głównego Skocz do Głównej Zawartości
herb Biuletyn Informacji Publicznej Urząd Gminy w Reszlu
Kierownictwo Urzędu
Wersja z dnia

Sekretarz

 mgr Urszula Sawa
Tel. (89) 755 39 03

Zadania Sekretarza Gminy

  1. W zakresie organizacji pracy Urzędu Gminy 
    1. zapewnienie właściwej oraz zgodnej z przepisami organizacji pracy Urzędu Gminy, w tym:
      1. przygotowywanie projektów Regulaminu organizacyjnego, projektów jego zmian uzasadnionych zmianą obowiązujących przepisów oraz potrzebami organizacyjnymi Urzędu,
      2. przygotowywanie projektu regulaminu pracy oraz projektów zmian tego regulaminu,
      3. przygotowywanie projektów:
        • regulaminu wynagradzania pracowników, 
        • procedury naboru pracowników, 
        • regulaminu przeprowadzania służby przygotowawczej, 
        • regulaminu ocen pracowników,
        • innych procedur i regulaminów wymaganych przepisami prawa oraz ich aktualizacja,
      4. przydzielanie zadań i aktualizacja zakresów czynności pracowników w miarę potrzeb
      5. koordynacja działań komórek organizacyjnych w zakresie organizacji pracy,
      6. organizacja szkoleń wewnętrznych pracowników,
      7. przedkładanie Burmistrzowi propozycji działań usprawniających pracę Urzędu Gminy
         
  2. W zakresie realizacji zadań Burmistrza jako organu wykonawczego Gminy 
    1. prowadzenie głównego rejestru zarządzeń Burmistrza oraz zapewnienie ich właściwego wewnętrznego obiegu w Urzędzie,
    2. przygotowywanie upoważnień do wydawania w imieniu Burmistrza decyzji z zakresu administracji publicznej oraz prowadzenie centralnego rejestru tych upoważnień,
    3. przygotowywanie pełnomocnictw udzielanych przez Burmistrza, w tym pełnomocnictw procesowych oraz prowadzenie centralnego rejestru tych pełnomocnictw,
    4. przygotowywanie sprawozdań z działalności Burmistrza między sesjami
    5. prowadzenie spraw powierzonych przez Burmistrza do realizacji na mocy odrębnych upoważnień i pełnomocnictw,
       
  3. W zakresie spraw związanych z organizacją funkcjonowania jednostek pomocniczych i organizacyjnych Gminy, w tym:
    1. prowadzenie dokumentów dotyczących Statutu Gminy , 
    2. prowadzenie zbiorów aktów prawnych o utworzeniu jednostek organizacyjnych i pomocniczych, ich statutów i regulaminów a także innych dokumentów regulujących organizację i działalność tych jednostek,
    3. analiza potrzeb w zakresie zmian statutów i regulaminów w związku ze zmianą przepisów,
    4. przygotowywanie projektów zmian statutów i regulaminów  oraz projektów uchwał Rady w powyższym zakresie,
    5. analiza potrzeb w zakresie likwidacji, tworzenia, łączenia i podziału jednostek organizacyjnych Gminy oraz analiza potrzeb co do zakresu działania tych jednostek oraz zmian ich statutów (regulaminów) w związku ze zmianą przepisów, potrzebami organizacyjnymi Gminy i zgłoszonymi w tym zakresie wnioskami, 
       
  4. W zakresie rozpatrywania i załatwiania skarg
    1. przyjmowanie interesantów w sprawach skarg na działania lub zaniechanie działania pracowników Urzędu Gminy w Reszlu
    2. prowadzenie rejestru skarg 
    3. rozpatrywanie zasadności złożonej skargi
    4. przygotowanie projektu odpowiedzi o sposobie załatwienia skargi
    5. przedkładanie Burmistrzowi propozycji działań zapobiegawczych w stosunku do pracowników w przypadku uznania skargi za zasadną
       
  5. W zakresie kontroli zewnętrznych
    1. prowadzenie książki kontroli i dokumentacji kontroli zewnętrznych,
    2. koordynacja wykonania zaleceń i wniosków pokontrolnych
    3. przygotowywanie projektów odpowiedzi związanych z wykonaniem zaleceń i wniosków pokontrolnych w terminach przewidzianych przez organy nadzoru
       
  6. W zakresie kontroli wewnętrznych
    1. pełnienie funkcji koordynatora kontroli zarządczej w imieniu Burmistrza jako organu, bezpośredni nadzór nad systemem kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy i w jednostkach organizacyjnych Gminy
    2. sporządzanie dokumentacji wymaganej przepisami w zakresie kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy ,
    3. sporządzanie harmonogramu  i przeprowadzanie kontroli wewnętrznych w komórkach organizacyjnych Urzędu i w jednostkach organizacyjnych Gminy
    4. przeprowadzanie kontroli w zakresie: przestrzegania ustaw i przepisów prawa obowiązujących w jst, w szczególności: kodeksu postępowania administracyjnego, Instrukcji kancelaryjnej, ochrony danych osobowych itp.
       
  7. W zakresie organizacji i przeprowadzania wyborów  i referendów ogólnokrajowych i lokalnych
    1. Wykonywanie zadań w zakresie organizacji wyborów  i referendów działając w imieniu Burmistrza jako organu we współpracy z urzędnikiem wyborczym,
    2. przygotowywanie dokumentów  związanych z podziałem Gminy na  okręgi wyborcze i obwody głosowania,
    3. zapewnienie i zabezpieczenie obsługi technicznej, organizacyjnej i informatycznej komisji wyborczych w wyborach i referendach
    4. przygotowywanie lokali wyborczych – siedzib obwodowych komisji wyborczych do przeprowadzenia wyborów i referendów, w tym wyposażanie w niezbędne urządzenia i materiały
    5. planowanie i rozliczanie wydatków finansowych związanych z wyborami,
    6. nadzór na prawidłowością przebiegu wyborów i referendów w Gminie Reszel
    7. przekazywanie dokumentacji archiwalnej oraz wykonywanie innych zadań zleconych przez PKW i Komisarza Wyborczego w Olsztynie
       
  8. W zakresie ochrony danych osobowych
    1. koordynacja prac z zakresu ochrony danych osobowych, w tym współdziałanie z Inspektorem Ochrony Danych
    2. przygotowywanie projektów dokumentów związanych z organizacją ochrony danych osobowych  ( Polityka Bezpieczeństwa Informacji, Instrukcje, regulaminy itp.) i ich aktualizacja
    3. prowadzenie rejestrów zbiorów danych osobowych gromadzonych, przetwarzanych i przechowywanych w Urzędzie Gminy w Reszlu i jego aktualizacja,
    4. zgłaszanie zbiorów do rejestracji do Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadkach wymaganych przepisami prawa w tym zakresie,
    5. przygotowywanie upoważnień do dostępu do zbiorów danych osobowych przetwarzanych i przechowywanych w Urzędzie Gminy w Reszlu,
    6. kontrola z zakresie przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych w Urzędzie Gminy i w jednostkach organizacyjnych Gminy,
    7. zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych w Urzędzie Gminy w Reszlu
       
  9. W zakresie ochrony informacji niejawnych
    1. pełnienie funkcji Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych w Urzędzie Gminy w Reszlu
    2. opracowywanie i aktualizowanie planu ochrony informacji niejawnych w Urzędzie Gminy, w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego, i nadzorowanie jego realizacji;
    3. prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych;
    4. prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających oraz  wydawanie poświadczeń bezpieczeństwa,
    5. przygotowywanie upoważnień dla pracowników do dostępu do informacji niejawnych w Urzędzie Gminy w Reszlu,
    6. prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych lub pełniących służbę w Urzędzie Gminy albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto, 
    7. zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych w Urzędzie Gminy w Reszlu
    8. współdziałanie ze służbami i instytucjami uprawnionymi do prowadzenia poszerzonych postępowań sprawdzających, kontrolnych postępowań sprawdzających w stosunku do pracowników Urzędu 
    9. nadzór nad funkcjonowaniem „pionu ochrony” w Urzędzie Gminy w Reszlu
       
  10. W zakresie dostępu do informacji publicznej
    1. organizowanie i koordynowanie zapewnienia dostępu do informacji publicznej dotyczącej działalności Gminy i jej organów zgodnie z przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej,
    2. zapewnienie aktualizacji Biuletynu Informacji Publicznej Gminy Reszel, w systemie informatycznym, zgodnie z przepisami o dostępie do informacji publicznej i ustawie o BIP
    3. prowadzenie ewidencji / rejestru wniosków o udzielenie informacji publicznej wpływających do Urzędu Gminy.
       
  11. Inne zadania realizowane przez pracownika:
    1. nadzór nad wykonywaniem obowiązków służbowych pracowników zatrudnionych w komórce organizacyjnej  Urzędu Gminy – Dział Administracyjno-Prawny,
    2. współdziałanie z radcą prawnym Urzędu Gminy w zakresie spraw sądowych w sądach powszechnych i administracyjnych, których Gmina Reszel jest stroną,
    3. prowadzenie rejestru rozstrzygnięć organów nadzoru dotyczących uchwał Rady, oraz odrębnego zbioru tych rozstrzygnięć,
    4. pełnienie funkcji koordynatora statystyki publicznej w Urzędzie Gminy , w tym nadzór nad terminowym przekazywaniem sprawozdań, nadawanie uprawnień i przypisywanie odpowiedzialności w systemie sprawozdawczości statystyki publicznej GUS,
    5. załatwianie spraw wynikających z Kodeksu cywilnego w zakresie: sporządzania testamentów allograficznych (spisywania oświadczeń woli), 
    6. prowadzenie spraw z zakresu zbiórek publicznych i zgromadzeń publicznych, w szczególności:
      1. rozpatrywanie wniosków i przygotowywanie projektów pozwoleń oraz decyzji w sprawie cofania zezwoleń, 
      2. sprawowanie nadzoru nad przebiegiem zgromadzeń i zbiórek publicznych oraz nad sposobem wykorzystania drogą zbiórki publicznej uzyskanych środków,
      3. prowadzenie wymaganych przepisami rejestrów 
      4. sprawowanie nadzoru nad zgromadzeniami.
    7. potwierdzania zgodności dokumentów z oryginałami
    8. planowania, zakupu i wyposażania pracowników i  pomieszczeń Urzędu  w środki techniczne, sprzęt i wyposażenie niezbędne do właściwego wykonywania obowiązków, w miarę posiadanych środków finansowych
    9. podejmowanie działań w zakresie zapewnienia zgodności systemów informatycznych i ich zabezpieczeń
    10. nadzór nad  pracą stażystów i praktykantów w Urzędzie Gminy
    11. przygotowywanie protokołów kasacji i zdjęcia ze stanu majątku urządzeń i in. materiałów wykorzystywanych w bieżącej działalności Urzędu,
    12. organizowanie i prowadzenie narad, zebrań i szkoleń wewnętrznych dla pracowników Urzędu,
    13. prowadzenie bieżących spraw na zlecenie Burmistrza,
    14. uczestnictwo w komisjach powoływanych przez Burmistrza do określonych zadań, 
    15. realizacja innych zadań zleconych do wykonania przez Kierownictwo Urzędu,
    16. planowanie i sprawozdawczość z zakresu prowadzonych spraw na stanowisku, w tym sprawozdania z realizacji budżetu gminy w terminach ustalonych.

Wyciąg z Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Reszlu

§ 11. 1. Sekretarz wykonuje zadania i realizuje kompetencje w zakresie określonym przez Burmistrza z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.
2. Do zadań Sekretarza należy  koordynowanie realizacji zadań i przepisów:

  1. w zakresie przestrzegania w Urzędzie Kodeksu postępowania administracyjnego: kontrola wewnętrzna w zakresie prawidłowości przygotowywania przez pracowników projektów decyzji administracyjnych, prowadzenie szkoleń wewnętrznych,
  2. w zakresie przestrzegania w Urzędzie Instrukcji Kancelaryjnej: kontrola wewnętrzna oraz prowadzenie szkoleń wewnętrznych w powyższym zakresie,
  3. w zakresie ustawy o ochronie danych osobowych: nadzór i zapewnienie realizacji obowiązujących w tym zakresie przepisów w Urzędzie we współpracy z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych.

3. Do zadań Sekretarza należy nadzór i koordynacja wykonania zadań wynikających z przepisów:

  1. ustawy o pracownikach samorządowych,
  2. ustawy o dostępie do informacji publicznej,
  3. ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych aktów prawnych,
  4. ustawy Kodeks postępowania administracyjnego , w szczególności dotyczących załatwiania skarg i wniosków,
  5. załatwianie spraw wynikających z Kodeksu cywilnego w zakresie: sporządzania testamentów (spisywania oświadczeń woli), potwierdzania zgodności dokumentów z oryginałami,
  6. ustawy o ochronie informacji niejawnych,
  7. ustawy Kodeks wyborczy
  8. ustawy o działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa,
  9. ustawy o petycjach, 
  10. ustawy o statystyce publicznej

4. Sekretarz, na mocy odrębnych upoważnień i pełnomocnictw jest: 

  1. Pełnomocnikiem ochrony informacji niejawnych, 
  2. Pełnomocnikiem ds. wyborów, 
  3. Koordynatorem kontroli zarządczej.

5. Sekretarz Gminy zapewnienia realizację zadań Burmistrza jako organu wykonawczego Gminy poprzez:

  1. prowadzenie głównego rejestru zarządzeń Burmistrza oraz zapewnienie ich właściwego wewnętrznego obiegu w Urzędzie,
  2. przygotowywanie upoważnień do wydawania w imieniu Burmistrza decyzji z zakresu administracji publicznej oraz prowadzenie centralnego rejestru tych upoważnień,
  3. przygotowywanie pełnomocnictw udzielanych przez Burmistrza, w tym pełnomocnictw procesowych oraz prowadzenie centralnego rejestru tych pełnomocnictw,
  4. przygotowywanie sprawozdań z działalności Burmistrza między sesjami.

6. Sekretarz Gminy zapewnia właściwą oraz zgodną z przepisami i niniejszym Regulaminem organizację pracy Urzędu, w tym:

  1. przygotowuje projekty Regulaminu organizacyjnego, oraz projekty jego zmian uzasadnionych zmianą obowiązujących przepisów oraz potrzebami organizacyjnymi Urzędu,
  2. przygotowuje projekty regulaminu pracy oraz projekty zmian tego Regulaminu,
  3. przygotowuje projekty regulaminów i procedur wewnętrznych wymaganych przepisami prawa oraz ich aktualizacje,
  4. zapewnia zgodność zakresów czynności pracowników z postanowieniami Regulaminu,
  5. koordynuje działania komórek organizacyjnych w zakresie organizacji pracy,
  6. organizuje szkolenia wewnętrzne pracowników,
  7. koordynuje realizację zaleceń wynikających z kontroli wewnętrznych i zewnętrznych,

7. Sekretarz gminy w celu zapewnienia zgodności systemów informatycznych i ich zabezpieczeń wydaje zgodę za zakup sprzętu komputerowego, oprogramowania, drukarek oraz wszelkich materiałów eksploatacyjnych.

8. Sekretarz gminy decyduje o przeniesieniach sprzętu komputerowego między stanowiskami pracy.

9. Sekretarz gminy nadzoruje pracę stażystów i praktykantów - sprawuje nad nimi opiekę, przydziela im zakres zadań i obowiązków bezpośrednio lub może wyznaczyć do tego celu innego pracownika Urzędu.

10. Sekretarz gminy wydaje zgodę na pozostanie pracownika lub innych osób w Urzędzie po godzinach pracy.

11. Podczas nieobecności Sekretarza jego obowiązki pełni wyznaczony pracownik Działu Administracyjno-Prawnego, z wyłączeniem zadań Sekretarza jako pełnomocnika Burmistrza.

§ 12. Sekretarzowi Gminy bezpośrednio podlegają:

  1. Dział Administracyjno-Prawny
  2. Pion ochrony informacji niejawnych.