mgr inż. Agata Kowalska-Skórka
Tel. (89) 755 39 03

Zadania Sekretarza Gminy

1. W zakresie organizacji pracy Urzędu Gminy 
   1. zapewnienie właściwej oraz zgodnej z przepisami organizacji pracy Urzędu Gminy, w tym:
      1. przygotowywanie projektów Regulaminu organizacyjnego, projektów jego zmian uzasadnionych zmianą obowiązujących przepisów oraz potrzebami organizacyjnymi Urzędu,
      2. przygotowywanie projektu regulaminu pracy oraz projektów zmian tego regulaminu,
      3. przygotowywanie projektów:
         • regulaminu wynagradzania pracowników, 
         • procedury naboru pracowników, 
         • regulaminu przeprowadzania służby przygotowawczej, 
         • regulaminu ocen pracowników,
         • innych procedur i regulaminów wymaganych przepisami prawa oraz ich aktualizacja,
      4. przydzielanie zadań i aktualizacja zakresów czynności pracowników w miarę potrzeb,
      5. koordynacja działań komórek organizacyjnych w zakresie organizacji pracy,
      6. organizacja szkoleń wewnętrznych pracowników,
      7. przedkładanie Burmistrzowi propozycji działań usprawniających pracę Urzędu Gminy.
2. W zakresie realizacji zadań Burmistrza jako organu wykonawczego Gminy
   1. prowadzenie głównego rejestru zarządzeń Burmistrza oraz zapewnienie ich właściwego wewnętrznego obiegu w Urzędzie,
   2. przygotowywanie upoważnień do wydawania w imieniu Burmistrza decyzji z zakresu administracji publicznej oraz prowadzenie centralnego rejestru tych upoważnień,
   3. przygotowywanie pełnomocnictw udzielanych przez Burmistrza, w tym pełnomocnictw procesowych oraz prowadzenie centralnego rejestru tych pełnomocnictw,
   4. przygotowywanie sprawozdań z działalności Burmistrza między sesjami,
   5. prowadzenie spraw powierzonych przez Burmistrza do realizacji na mocy odrębnych upoważnień i pełnomocnictw.
3. W zakresie spraw związanych z organizacją funkcjonowania jednostek pomocniczych i organizacyjnych Gminy, w tym:
   1. prowadzenie dokumentów dotyczących Statutu Gminy,
   2. prowadzenie zbiorów aktów prawnych o utworzeniu jednostek organizacyjnych i pomocniczych, ich statutów i regulaminów a także innych dokumentów regulujących organizację i działalność tych jednostek,
   3. analiza potrzeb w zakresie zmian statutów i regulaminów w związku ze zmianą przepisów,
   4. przygotowywanie projektów zmian statutów i regulaminów  oraz projektów uchwał Rady w powyższym zakresie,
   5. analiza potrzeb w zakresie likwidacji, tworzenia, łączenia i podziału jednostek organizacyjnych Gminy oraz analiza potrzeb co do zakresu działania tych jednostek oraz zmian ich statutów (regulaminów) w związku ze zmianą przepisów, potrzebami organizacyjnymi Gminy i zgłoszonymi w tym zakresie wnioskami.
4. W zakresie rozpatrywania i załatwiania skarg
   1. przyjmowanie interesantów w sprawach skarg na działania lub zaniechanie działania pracowników Urzędu Gminy w Reszlu,
   2. prowadzenie rejestru skarg,
   3. rozpatrywanie zasadności złożonej skargi,
   4. przygotowanie projektu odpowiedzi o sposobie załatwienia skargi,
   5. przedkładanie Burmistrzowi propozycji działań zapobiegawczych w stosunku do pracowników w przypadku uznania skargi za zasadną.
5. W zakresie kontroli zewnętrznych
   1. prowadzenie książki kontroli i dokumentacji kontroli zewnętrznych,
   2. koordynacja wykonania zaleceń i wniosków pokontrolnych,
   3. przygotowywanie projektów odpowiedzi związanych z wykonaniem zaleceń i wniosków pokontrolnych w terminach przewidzianych przez organy nadzoru,
6. W zakresie kontroli wewnętrznych
   1. pełnienie funkcji koordynatora kontroli zarządczej w imieniu Burmistrza jako organu, bezpośredni nadzór nad systemem kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy i w jednostkach organizacyjnych Gminy,
   2. sporządzanie dokumentacji wymaganej przepisami w zakresie kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy,
   3. sporządzanie harmonogramu  i przeprowadzanie kontroli wewnętrznych w komórkach organizacyjnych Urzędu i w jednostkach organizacyjnych Gminy,
   4. przeprowadzanie kontroli w zakresie: przestrzegania ustaw i przepisów prawa obowiązujących w jst, w szczególności: kodeksu postępowania administracyjnego, Instrukcji kancelaryjnej, ochrony danych osobowych itp.
7. W zakresie organizacji i przeprowadzania wyborów  i referendów ogólnokrajowych i lokalnych
   1. Wykonywanie zadań w zakresie organizacji wyborów  i referendów działając w imieniu Burmistrza jako organu we współpracy z urzędnikiem wyborczym,
   2. przygotowywanie dokumentów  związanych z podziałem Gminy na  okręgi wyborcze i obwody głosowania,
   3. zapewnienie i zabezpieczenie obsługi technicznej, organizacyjnej i informatycznej komisji wyborczych w wyborach i referendach,
   4. przygotowywanie lokali wyborczych – siedzib obwodowych komisji wyborczych do przeprowadzenia wyborów i referendów, w tym wyposażanie w niezbędne urządzenia i materiały,
   5. planowanie i rozliczanie wydatków finansowych związanych z wyborami,
   6. nadzór na prawidłowością przebiegu wyborów i referendów w Gminie Reszel,
   7. przekazywanie dokumentacji archiwalnej oraz wykonywanie innych zadań zleconych przez PKW i Komisarza Wyborczego w Olsztynie.
8. W zakresie ochrony danych osobowych
   1. koordynacja prac z zakresu ochrony danych osobowych, w tym współdziałanie z Inspektorem Ochrony Danych,
   2. przygotowywanie projektów dokumentów związanych z organizacją ochrony danych osobowych  ( Polityka Bezpieczeństwa Informacji, Instrukcje, regulaminy itp.) i ich aktualizacja,
   3. prowadzenie rejestrów zbiorów danych osobowych gromadzonych, przetwarzanych i przechowywanych w Urzędzie Gminy w Reszlu i jego aktualizacja,
   4. zgłaszanie zbiorów do rejestracji do Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadkach wymaganych przepisami prawa w tym zakresie,
   5. przygotowywanie upoważnień do dostępu do zbiorów danych osobowych przetwarzanych i przechowywanych w Urzędzie Gminy w Reszlu,
   6. kontrola z zakresie przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych w Urzędzie Gminy i w jednostkach organizacyjnych Gminy,
   7. zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych w Urzędzie Gminy w Reszlu.
9. W zakresie ochrony informacji niejawnych
   1. pełnienie funkcji Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych w Urzędzie Gminy w Reszlu,
   2. opracowywanie i aktualizowanie planu ochrony informacji niejawnych w Urzędzie Gminy, w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego, i nadzorowanie jego realizacji,
   3. prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych,
   4. prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających oraz  wydawanie poświadczeń bezpieczeństwa,
   5. przygotowywanie upoważnień dla pracowników do dostępu do informacji niejawnych w Urzędzie Gminy w Reszlu,
   6. prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych lub pełniących służbę w Urzędzie Gminy albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto, 
   7. zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych w Urzędzie Gminy w Reszlu,
   8. współdziałanie ze służbami i instytucjami uprawnionymi do prowadzenia poszerzonych postępowań sprawdzających, kontrolnych postępowań sprawdzających w stosunku do pracowników Urzędu,
   9. nadzór nad funkcjonowaniem „pionu ochrony” w Urzędzie Gminy w Reszlu.
10. W zakresie dostępu do informacji publicznej
    1. organizowanie i koordynowanie zapewnienia dostępu do informacji publicznej dotyczącej działalności Gminy i jej organów zgodnie z przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej,
    2. zapewnienie aktualizacji Biuletynu Informacji Publicznej Gminy Reszel, w systemie informatycznym, zgodnie z przepisami o dostępie do informacji publicznej i ustawie o BIP,
    3. prowadzenie ewidencji / rejestru wniosków o udzielenie informacji publicznej wpływających do Urzędu Gminy.
11. Inne zadania realizowane przez pracownika
    1. nadzór nad wykonywaniem obowiązków służbowych pracowników zatrudnionych w komórce organizacyjnej  Urzędu Gminy – Dział Administracyjno-Prawny,
    2. współdziałanie z radcą prawnym Urzędu Gminy w zakresie spraw sądowych w sądach powszechnych i administracyjnych, których Gmina Reszel jest stroną,
    3. prowadzenie rejestru rozstrzygnięć organów nadzoru dotyczących uchwał Rady, oraz odrębnego zbioru tych rozstrzygnięć,
    4. pełnienie funkcji koordynatora statystyki publicznej w Urzędzie Gminy , w tym nadzór nad terminowym przekazywaniem sprawozdań, nadawanie uprawnień i przypisywanie odpowiedzialności w systemie sprawozdawczości statystyki publicznej GUS,
    5. załatwianie spraw wynikających z Kodeksu cywilnego w zakresie: sporządzania testamentów allograficznych (spisywania oświadczeń woli),
    6. prowadzenie spraw z zakresu zbiórek publicznych i zgromadzeń publicznych, w szczególności:
       1. rozpatrywanie wniosków i przygotowywanie projektów pozwoleń oraz decyzji w sprawie cofania zezwoleń, 
       2. sprawowanie nadzoru nad przebiegiem zgromadzeń i zbiórek publicznych oraz nad sposobem wykorzystania drogą zbiórki publicznej uzyskanych środków,
       3. prowadzenie wymaganych przepisami rejestrów,
       4. sprawowanie nadzoru nad zgromadzeniami.
    7. potwierdzania zgodności dokumentów z oryginałami,
    8. planowania, zakupu i wyposażania pracowników i  pomieszczeń Urzędu  w środki techniczne, sprzęt i wyposażenie niezbędne do właściwego wykonywania obowiązków, w miarę posiadanych środków finansowych,
    9. podejmowanie działań w zakresie zapewnienia zgodności systemów informatycznych i ich zabezpieczeń,
    10. nadzór nad  pracą stażystów i praktykantów w Urzędzie Gminy,
    11. przygotowywanie protokołów kasacji i zdjęcia ze stanu majątku urządzeń i in. materiałów wykorzystywanych w bieżącej działalności Urzędu,
    12. organizowanie i prowadzenie narad, zebrań i szkoleń wewnętrznych dla pracowników Urzędu,
    13. prowadzenie bieżących spraw na zlecenie Burmistrza,
    14. uczestnictwo w komisjach powoływanych przez Burmistrza do określonych zadań, 
    15. realizacja innych zadań zleconych do wykonania przez Kierownictwo Urzędu,
    16. planowanie i sprawozdawczość z zakresu prowadzonych spraw na stanowisku, w tym sprawozdania z realizacji budżetu gminy w terminach ustalonych.

Wyciąg z Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Reszlu

§ 11.

1. Sekretarz wykonuje zadania i realizuje kompetencje w zakresie określonym przez Burmistrza z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.
2. Do zadań Sekretarza należy  koordynowanie realizacji zadań i przepisów:
   1. w zakresie przestrzegania w Urzędzie Kodeksu postępowania administracyjnego: kontrola wewnętrzna w zakresie prawidłowości przygotowywania przez pracowników projektów decyzji administracyjnych, prowadzenie szkoleń wewnętrznych,
   2. w zakresie przestrzegania w Urzędzie Instrukcji Kancelaryjnej: kontrola wewnętrzna oraz prowadzenie szkoleń wewnętrznych w powyższym zakresie,
   3. w zakresie ustawy o ochronie danych osobowych: nadzór i zapewnienie realizacji obowiązujących w tym zakresie przepisów w Urzędzie we współpracy z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych.
3. Do zadań Sekretarza należy nadzór i koordynacja wykonania zadań wynikających z przepisów:
   1. ustawy o pracownikach samorządowych,
   2. ustawy o dostępie do informacji publicznej,
   3. ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych aktów prawnych,
   4. ustawy Kodeks postępowania administracyjnego , w szczególności dotyczących załatwiania skarg i wniosków,
   5. załatwianie spraw wynikających z Kodeksu cywilnego w zakresie: sporządzania testamentów (spisywania oświadczeń woli), potwierdzania zgodności dokumentów z oryginałami,
   6. ustawy o ochronie informacji niejawnych,
   7. ustawy Kodeks wyborczy,
   8. ustawy o działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa,
   9. ustawy o petycjach, 
   10. ustawy o statystyce publicznej.
4. Sekretarz, na mocy odrębnych upoważnień i pełnomocnictw jest: 
   1. Pełnomocnikiem ochrony informacji niejawnych, 
   2. Pełnomocnikiem ds. wyborów, 
   3. Koordynatorem kontroli zarządczej.
5. Sekretarz Gminy zapewnienia realizację zadań Burmistrza jako organu wykonawczego Gminy poprzez:
   1. prowadzenie głównego rejestru zarządzeń Burmistrza oraz zapewnienie ich właściwego wewnętrznego obiegu w Urzędzie,
   2. przygotowywanie upoważnień do wydawania w imieniu Burmistrza decyzji z zakresu administracji publicznej oraz prowadzenie centralnego rejestru tych upoważnień,
   3. przygotowywanie pełnomocnictw udzielanych przez Burmistrza, w tym pełnomocnictw procesowych oraz prowadzenie centralnego rejestru tych pełnomocnictw,
   4. przygotowywanie sprawozdań z działalności Burmistrza między sesjami.
6. Sekretarz Gminy zapewnia właściwą oraz zgodną z przepisami i niniejszym Regulaminem organizację pracy Urzędu, w tym:
   1. przygotowuje projekty Regulaminu organizacyjnego, oraz projekty jego zmian uzasadnionych zmianą obowiązujących przepisów oraz potrzebami organizacyjnymi Urzędu,
   2. przygotowuje projekty regulaminu pracy oraz projekty zmian tego Regulaminu,
   3. przygotowuje projekty regulaminów i procedur wewnętrznych wymaganych przepisami prawa oraz ich aktualizacje,
   4. zapewnia zgodność zakresów czynności pracowników z postanowieniami Regulaminu,
   5. koordynuje działania komórek organizacyjnych w zakresie organizacji pracy,
   6. organizuje szkolenia wewnętrzne pracowników,
   7. koordynuje realizację zaleceń wynikających z kontroli wewnętrznych i zewnętrznych,
7. Sekretarz gminy w celu zapewnienia zgodności systemów informatycznych i ich zabezpieczeń wydaje zgodę za zakup sprzętu komputerowego, oprogramowania, drukarek oraz wszelkich materiałów eksploatacyjnych.
8. Sekretarz gminy decyduje o przeniesieniach sprzętu komputerowego między stanowiskami pracy.
9. Sekretarz gminy nadzoruje pracę stażystów i praktykantów - sprawuje nad nimi opiekę, przydziela im zakres zadań i obowiązków bezpośrednio lub może wyznaczyć do tego celu innego pracownika Urzędu.
10. Sekretarz gminy wydaje zgodę na pozostanie pracownika lub innych osób w Urzędzie po godzinach pracy.
11. Podczas nieobecności Sekretarza jego obowiązki pełni wyznaczony pracownik Działu Administracyjno-Prawnego, z wyłączeniem zadań Sekretarza jako pełnomocnika Burmistrza.

§ 12. Sekretarzowi Gminy bezpośrednio podlegają:

1. Dział Administracyjno-Prawny
2. Pion ochrony informacji niejawnych.