Regulamin transmisji i nagrywania obrad sesji Rady Miejskiej w Reszlu oraz sposobu udostępniania i przechowywania nagrań.

§1

1. Obrady Rady Miejskiej w Reszlu są transmitowane w czasie rzeczywistym za pośrednictwem Biuletynu Informacji Publicznej oraz strony internetowej Urzędu Gminy i utrwalane za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk.
2. Nagrania z obrad są udostępnianie/publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej Urzędu Gminy w Reszlu.
3. Na nagraniach zbierane są dane w zakresie wizerunku i barwy głosu osób biorących udział  w obradach sesji.
4. Nagrania z sesji, przed ich publikacją, poddawane są edycji przez pracownika obsługi Rady pod kątem potencjalnego nieuprawnionego ujawnienia danych osobowych, a jeżeli dane takie widnieją na nagraniu to je anonimizuje.
5. Przetwarzanie danych wszystkich osób w związku z uczestnictwem  w obradach nie wymaga pozyskania ich zgody, gdyż przesłanką uprawniającą do ich przetwarzania jest niezbędność takiego działania do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej, powierzonej administratorowi, w związku z realizacją zasady dostępu do informacji publicznej oraz zasady jawności działania organów.

§2 
Planowanie pracy organów kolegialnych

1. Podczas planowania sposobu transmitowania obrad Rady Miejskiej uwzględnia się odpowiednie ustawienie kamer, tak, aby obejmowały one swoim zasięgiem przede wszystkim osoby publiczne lub osoby realizujące zadania publiczne, biorące udział w obradach.
2. Istotne jest zminimalizowanie zakresu danych pozyskiwanych w związku z transmisją także poprzez jej wstrzymanie w przerwach obrad.
3. Pozyskiwane podczas transmisji  dane powinny być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane, zgodnie z zasada minimalizacji danych wynikających z art. 5 ust 1 lit c RODO.
4. Wniosek, skarga, podanie bądź inny dokument, zawierający dane osobowe osób fizycznych (ze szczególnym uwzględnieniem kategorii danych tzw. wrażliwych), który będzie przedmiotem obrad sesji Rady, jest omawiany na posiedzeniach Komisji  stałych RM (bez transmisji obrad) zaś podczas obrad sesji dane wnioskodawcy bądź innych osób wskazanych przez wnioskodawcę są anonimizowane zarówno w przekazie ustnym jak i w rozstrzygnięciach RM (podjęte uchwały, stanowiska).

§3 
Realizacja obowiązku informacyjnego

1. Z uwagi na specyfikę przetwarzania danych w ramach transmisji i udostępniania nagrań z posiedzeń Rady Miejskiej w Reszlu, osoby w nich uczestniczące, przed rozpoczęciem tych obrad, informowane są o samym fakcie i miejscu trwania transmisji wraz ze wskazaniem okresu przechowywania znajdujących się w nagraniach danych osobowych.
2. Informację o transmisji, utrwalaniu i dalszym udostępnianiu nagrania obrad Rady Miejskiej podaje się do publicznej wiadomości poprzez wywieszenie jej przed wejściem na salę obrad, zamieszczenie w Biuletynie Informacji Publicznej w zakładce Rada Miejska oraz na stronie internetowej Urzędu Gminy w Reszlu. Treść klauzuli informacyjnej określa załącznik Nr 1 do Regulaminu.
3. Przed rozpoczęciem obrad Przewodniczący Rady Miejskiej lub jego zastępca informuje zgromadzonych na sali oraz osoby oglądające sesję w trybie on-line, że sesja jest nagrywana oraz transmitowana, wskazując również administratora danych oraz cel ich przetwarzania . 
4. Wzór informacji stanowi załącznik Nr 2 do niniejszego Regulaminu.

§4 
Bezpieczeństwo nagrań umieszczanych na stronach Biuletynu Informacji Publicznej oraz stronach internetowych 

1. Realizując zasadę integralności i poufności, wskazaną w art. 5 ust 1 lit f RODO zapewnia się bezpieczeństwo znajdujących się na nagraniach danych osobowych celem wyeliminowania ryzyka nieuprawnionej ingerencji w ich treść, ich zmiany czy nawet zamiany całego pliku.
2. W przypadku, gdy do zapewnienia bezpieczeństwa danych, o których mowa w pkt 1 konieczne jest korzystanie z  usług podmiotów zewnętrznych, przetwarzanie danych osobowych przez te podmioty odbywa się na podstawie umowy powierzenia,  o której mowa w art. 28 RODO.

§5
Okres przetwarzania danych zawartych w upublicznionych nagraniach  

1. Dane osobowe, zawarte w upublicznionych nagraniach z sesji RM są przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do celów, w których dane są przetwarzane.
2. Nagrania z sesji są dostępne bezterminowo, a okres ich udostępnienia może ulec zmianie wyłącznie w przypadku zmiany przepisów prawa.
3. Nagrania z sesji podlegają archiwizacji zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2022 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Załącznik 1
do Regulaminu transmisji i nagrywania obrad sesji  Rady Miejskiej

KLAUZULA INFORMACYJNA – Transmisja obrad sesji Rady Miejskiej w Reszlu

W myśl art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. - tzw. RODO.

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Gminy w Reszlu, Rynek 24, 11-440 Reszel, reprezentowany przez Burmistrza Reszla..
2. Jednostka wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować poprzez adres korespondencyjny: Urząd Gminy w Reszlu, Rynek 24, 11-440 Reszel  lub adres e-mail: iod@gminareszel.pl 
3. Pana/Pani dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji jawności działania organów gminy zgodnie z art. 20 ust. 1b ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym w związku z art. 18 ustawy z dnia 06 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, a także do celów archiwalnych na podstawie Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
4. Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą przez okres niezbędny do wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, zwłaszcza z wymogami Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
5. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa oraz firma świadcząca usługę transmisji. Z uwagi na transmisję oraz późniejsze udostępnienie nagrania sesji w Biuletynie Informacji Publicznej,  dane będą powszechnie dostępne – administrator nie planuje żadnych ograniczeń.
6. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych ma Pani/Pan prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Prawo to może podlegać ograniczeniu na podstawie przepisów.
7. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Administrator nie przewiduje przetwarzania danych w sposób zautomatyzowany, w tym profilowania.
9. Administrator nie przewiduje przekazywania danych do państw trzecich w rozumieniu RODO.

Załącznik 2
do Regulaminu transmisji i nagrywania obrad sesji Rady Miejskiej

INFORMACJA PRZEWODNICZĄCEGO RADY MIEJSKIEJ - odczytywana przed rozpoczęciem obrad sesji

Niniejszym informuję, że sesje Rady Miejskiej w Reszlu są transmitowane za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk w oparciu o art. 20 ust. 1b ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym w celu zapewnienia jawności działania organów władzy publicznej.  Uczestnicząc w sesji Rady Miejskiej wyrażacie Państwo zgodę na przetwarzanie i upublicznianie swoich danych osobowych. Administratorem Państwa danych osobowych jest Burmistrz Reszla. Klauzula informacyjna zamieszczona jest w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie internetowej Urzędu Gminy w Reszlu oraz wywieszona przed wejściem na salę, w której odbywają się dzisiejsze obrady.