mgr inż. Agata Kowalska-Skórka
Tel. (89) 755 39 03

Zadania Sekretarza Gminy

1. W zakresie organizacji pracy Urzędu Gminy 
   1. zapewnienie właściwej oraz zgodnej z przepisami organizacji pracy Urzędu Gminy, w tym:
      1. przygotowywanie projektów Regulaminu organizacyjnego, projektów jego zmian uzasadnionych zmianą obowiązujących przepisów oraz potrzebami organizacyjnymi Urzędu,
      2. przygotowywanie projektu regulaminu pracy oraz projektów zmian tego regulaminu,
      3. przygotowywanie projektów:
         • regulaminu wynagradzania pracowników, 
         • procedury naboru pracowników, 
         • regulaminu przeprowadzania służby przygotowawczej, 
         • regulaminu ocen pracowników,
         • innych procedur i regulaminów wymaganych przepisami prawa oraz ich aktualizacja,
      4. przydzielanie zadań i aktualizacja zakresów czynności pracowników w miarę potrzeb,
      5. koordynacja działań komórek organizacyjnych w zakresie organizacji pracy,
      6. organizacja szkoleń wewnętrznych pracowników,
      7. przedkładanie Burmistrzowi propozycji działań usprawniających pracę Urzędu Gminy.
2. W zakresie realizacji zadań Burmistrza jako organu wykonawczego Gminy
   1. prowadzenie głównego rejestru zarządzeń Burmistrza oraz zapewnienie ich właściwego wewnętrznego obiegu w Urzędzie,
   2. przygotowywanie upoważnień do wydawania w imieniu Burmistrza decyzji z zakresu administracji publicznej oraz prowadzenie centralnego rejestru tych upoważnień,
   3. przygotowywanie pełnomocnictw udzielanych przez Burmistrza, w tym pełnomocnictw procesowych oraz prowadzenie centralnego rejestru tych pełnomocnictw,
   4. przygotowywanie sprawozdań z działalności Burmistrza między sesjami,
   5. prowadzenie spraw powierzonych przez Burmistrza do realizacji na mocy odrębnych upoważnień i pełnomocnictw.
3. W zakresie spraw związanych z organizacją funkcjonowania jednostek pomocniczych i organizacyjnych Gminy, w tym:
   1. prowadzenie dokumentów dotyczących Statutu Gminy,
   2. prowadzenie zbiorów aktów prawnych o utworzeniu jednostek organizacyjnych i pomocniczych, ich statutów i regulaminów a także innych dokumentów regulujących organizację i działalność tych jednostek,
   3. analiza potrzeb w zakresie zmian statutów i regulaminów w związku ze zmianą przepisów,
   4. przygotowywanie projektów zmian statutów i regulaminów oraz projektów uchwał Rady w powyższym zakresie,
   5. analiza potrzeb w zakresie likwidacji, tworzenia, łączenia i podziału jednostek organizacyjnych Gminy oraz analiza potrzeb co do zakresu działania tych jednostek oraz zmian ich statutów (regulaminów) w związku ze zmianą przepisów, potrzebami organizacyjnymi Gminy i zgłoszonymi w tym zakresie wnioskami.
4. W zakresie rozpatrywania i załatwiania skarg
   1. przyjmowanie interesantów w sprawach skarg na działania lub zaniechanie działania pracowników Urzędu Gminy w Reszlu,
   2. prowadzenie rejestru skarg,
   3. rozpatrywanie zasadności złożonej skargi,
   4. przygotowanie projektu odpowiedzi o sposobie załatwienia skargi,
   5. przedkładanie Burmistrzowi propozycji działań zapobiegawczych w stosunku do pracowników w przypadku uznania skargi za zasadną.
5. W zakresie kontroli zewnętrznych
   1. prowadzenie książki kontroli i dokumentacji kontroli zewnętrznych,
   2. koordynacja wykonania zaleceń i wniosków pokontrolnych,
   3. przygotowywanie projektów odpowiedzi związanych z wykonaniem zaleceń i wniosków pokontrolnych w terminach przewidzianych przez organy nadzoru,
6. W zakresie dostępu do informacji publicznej
   1. organizowanie i koordynowanie zapewnienia dostępu do informacji publicznej dotyczącej działalności Gminy i jej organów zgodnie z przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej,
   2. zapewnienie aktualizacji Biuletynu Informacji Publicznej Gminy Reszel, w systemie informatycznym, zgodnie z przepisami o dostępie do informacji publicznej i ustawie o BIP,
   3. prowadzenie ewidencji / rejestru wniosków o udzielenie informacji publicznej wpływających do Urzędu Gminy.
7. Inne zadania realizowane przez pracownika
   1. nadzór nad wykonywaniem obowiązków służbowych pracowników zatrudnionych w komórce organizacyjnej Urzędu Gminy – Dział Administracyjno-Prawny,
   2. współdziałanie z radcą prawnym Urzędu Gminy w zakresie spraw sądowych w sądach powszechnych i administracyjnych, których Gmina Reszel jest stroną,
   3. prowadzenie rejestru rozstrzygnięć organów nadzoru dotyczących uchwał Rady, oraz odrębnego zbioru tych rozstrzygnięć,
   4. pełnienie funkcji koordynatora statystyki publicznej w Urzędzie Gminy , w tym nadzór nad terminowym przekazywaniem sprawozdań, nadawanie uprawnień i przypisywanie odpowiedzialności w systemie sprawozdawczości statystyki publicznej GUS,
   5. załatwianie spraw wynikających z Kodeksu cywilnego w zakresie: sporządzania testamentów allograficznych (spisywania oświadczeń woli),
   6. prowadzenie spraw z zakresu zbiórek publicznych i zgromadzeń publicznych, w szczególności:
      1. rozpatrywanie wniosków i przygotowywanie projektów pozwoleń oraz decyzji w sprawie cofania zezwoleń, 
      2. sprawowanie nadzoru nad przebiegiem zgromadzeń i zbiórek publicznych oraz nad sposobem wykorzystania drogą zbiórki publicznej uzyskanych środków,
      3. prowadzenie wymaganych przepisami rejestrów,
      4. sprawowanie nadzoru nad zgromadzeniami.
   7. potwierdzania zgodności dokumentów z oryginałami,
   8. planowania, zakupu i wyposażania pracowników i pomieszczeń Urzędu w środki techniczne, sprzęt i wyposażenie niezbędne do właściwego wykonywania obowiązków, w miarę posiadanych środków finansowych,
   9. podejmowanie działań w zakresie zapewnienia zgodności systemów informatycznych i ich zabezpieczeń,
   10. nadzór nad pracą stażystów i praktykantów w Urzędzie Gminy,
   11. przygotowywanie protokołów kasacji i zdjęcia ze stanu majątku urządzeń i in. materiałów wykorzystywanych w bieżącej działalności Urzędu,
   12. organizowanie i prowadzenie narad, zebrań i szkoleń wewnętrznych dla pracowników Urzędu,
   13. prowadzenie bieżących spraw na zlecenie Burmistrza,
   14. uczestnictwo w komisjach powoływanych przez Burmistrza do określonych zadań, 
   15. realizacja innych zadań zleconych do wykonania przez Kierownictwo Urzędu,
   16. planowanie i sprawozdawczość z zakresu prowadzonych spraw na stanowisku, w tym sprawozdania z realizacji budżetu gminy w terminach ustalonych.

Wyciąg z Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Reszlu

Do zadań Sekretarza Gminy należy: 

1. pełnienie funkcji kierownika administracyjnego Urzędu,
2. zapewnienie warunków sprawnego funkcjonowania Urzędu,
3. organizowanie pracy w Urzędzie,
4. zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów w Urzędzie, 
5. koordynowanie prac dotyczących przygotowania i wnoszenia pod obrady Rady projektów uchwał i innych materiałów przedstawianych przez Burmistrza,
6. dbałość o dyscyplinę pracy w Urzędzie, 
7. zapewnienie terminowego załatwiania spraw interesantów w Urzędzie oraz skarg i wniosków, 
8. wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach indywidualnych zgodnie z upoważnieniem udzielonym przez Burmistrza, 
9. pełnienie nadzoru merytorycznego nad sprawami prowadzonymi w urzędzie w zakresie udzielonego pisemnego upoważnienia,
10. podpisywanie pism, informacji, sprawozdań, rozstrzygnięć i zaleceń administracyjnych nie zastrzeżonych do podpisu przez Burmistrza, 
11. wnioskowanie w sprawie awansowania, wyróżniania i karania pracowników Urzędu, 
12. w razie potrzeby wykonywanie innych zadań według wskazań i poleceń Burmistrza. 

Sekretarzowi Gminy bezpośrednio podlegają:

1. Referat Organizacyjny
2. Archiwum zakładowe