Przedmiotem zamówienia jest:

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERT

 

na zadanie pn.:

 

„Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Reszel od dnia 01 stycznia 2021 roku do dnia 31 grudnia 2023 roku oraz jednostek organizacyjnych Gminy Reszel wchodzących w skład struktury organizacyjnej Gminy”

 

 

Zaproszenie nie jest objęte przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1843
z późn. zm.). Treść niniejszego ogłoszenia nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 i 71 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeksu Cywilnego (t. j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1145, z późn. zm.).

 

1. ZAMAWIAJĄCY

Gmina Reszel,

ul. Rynek nr 24,

11 – 440 Reszel

NIP: 742-224-33-26

tel. 89 755 39 00 fax. 89 755 07 58

 

2. ADRES DO KORESPONDENCJI WYKONAWCY Z ZAMAWIAJĄCYM

Gmina Reszel

ul. Rynek nr 24,

11 – 440 Reszel

NIP: 742-224-33-26

tel. 89 755 39 10

email: przetargi@gminareszel.pl

 

3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1) Przedmiotem zamówienia jest:

Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Reszel od dnia 01 stycznia 2021 roku do dnia 31 grudnia 2023 roku oraz jednostek organizacyjnych Gminy Reszel wchodzących
w skład struktury organizacyjnej Gminy

2) Przedmiot zamówienia obejmuje kompleksową obsługę bankową budżetu Gminy Reszel od dnia 01 stycznia 2021 roku do dnia 31 grudnia 2023 roku oraz jednostek organizacyjnych Gminy Reszel wchodzących w skład struktury organizacyjnej Gminy (wraz z rachunkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przy tych jednostkach, innymi rachunkami pomocniczymi i funduszami celowymi, itp.), z możliwością rozszerzenia lub zmniejszenia listy jednostek.

Jednostki organizacyjne Gminy Reszel objęte zamówieniem publicznym:

1. Gmina Reszel,
2. Urząd Gminy w Reszlu,
3. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Reszlu,
4. Środowiskowy Dom Samopomocy w Reszlu,
5. Zespół Szkolno-Przedszkolny w Reszlu.

Zakres zamówienia obejmuje:

1) Bezpłatne otwarcie rachunków podstawowych i pomocniczych dla budżetu gminy, jednostek organizacyjnych gminy oraz rachunków do obsługi funduszy, w tym m.in. Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (średnio rocznie – ok. 36 rachunków).

2) Prowadzenie rachunków podstawowych Gminy Reszel i jednostek organizacyjnych Gminy Reszel.

3) Bezpłatne prowadzenie rachunków pomocniczych dla budżetu Gminy i jednostek organizacyjnych Gminy.

4) Bezpłatne otwarcie dodatkowych rachunków bieżących i pomocniczych w trakcie obowiązywania umowy w zależności od potrzeb (średnio rocznie – 11 rachunków).

5) Bezpłatne potwierdzenie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych (średnio rocznie około 11 rachunków).

6) Obsługa wpłat i wypłat gotówkowych własnych i obcych w placówce banku (oddział, filia) przy założeniu, że od płatności wnoszonych na rzecz Gminy i jednostek organizacyjnych Gminy przez osoby fizyczne i prawne (w tym jednostki objęte zamówieniem) nie będą pobierane żadne prowizje i opłaty (wpłaty dokonywane codziennie, wypłaty dokonywane średnio dwa razy
w tygodniu). W przypadku lokalizacji placówki banku poza terenem Gminy Reszel transport gotówki – odbiór od Zamawiającego i transport do banku w celu dokonania wpłaty oraz przywóz z banku (wypłata) do Zamawiającego będzie dokonywany przez bank na jego koszt.

7) Realizacja rozliczeń bezgotówkowych (w tym poleceń przelewów) przekazywanych
w formie elektronicznej oraz papierowej przy założeniu, że wewnętrzne polecenia przelewów będą bezpłatne. Dominującą formą regulowania płatności są przelewy elektroniczne (szacunek za 2019 rok – przelewy elektroniczne wychodzące – obciążające rachunek bankowy –
ok. 25 914 szt. rocznie, przelewy papierowe ok. 128 szt. rocznie). Zamawiający przewiduje realizację przelewów SORBNET oraz przelewów zagranicznych (ok. 3 rocznie).

8) Bezpłatne sporządzanie wyciągów bankowych do wszystkich rachunków za każdy dzień,
w którym dokonano operacji finansowej na danym rachunku (wyciąg bankowy codziennie, jeżeli rachunek wykaże obroty).

9) Bezpłatne wdrożenie systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych na dowolnej ilości stanowisk, jednolitego dla rachunków bankowych wszystkich jednostek objętych zamówieniem, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizujących w okresie trwania umowy oraz świadczenie serwisu oprogramowania. W ramach elektronicznej obsługi bankowej posiadacz rachunku będzie miał zapewnione w szczególności:

• dostępność systemu bankowości elektronicznej poprzez sieć szerokopasmową,
• uzyskiwanie w czasie rzeczywistym wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na każdym rachunku bieżącym i pomocniczym,
• tworzenie zbirów danych rachunków, kontrahentów i innych danych ewidencyjnych,
• przeszukiwanie zbiorów wszystkich operacji na wszystkich rachunkach,
• składanie poleceń, w tym poleceń przelewów do ZUS i US, ze wszystkich rachunków w ramach dostępnych środków,
• uzyskiwanie raportów o zrealizowanych operacjach,
• generowanie (wydruk) wyciągów nie wymagających stempla bankowego,
• potwierdzenie zrealizowania przelewu w systemie on-line (po realizacji przelewu informacja w systemie bankowości elektronicznej),
• przeszkolenie pracowników Zamawiającego z zakresu obsługi systemu,
• umożliwienie użytkownikowi dysponowania podpisem elektronicznym,
• zapewnienie wsparcia informatycznego, w razie awarii programu,
• ilość stanowisk – 23 z możliwością rozszerzenia,
• każdy rachunek bankowy powinien mieć podłączony rachunek pomocniczy VAT.

10) Wykonywanie bezpłatnych czynności związanych z obsługą płatności masowych – system wirtualnych rachunków stanowiących identyfikatory płatności. Czynności, o których mowa polegają na przyjmowaniu, przetwarzaniu, identyfikacji oraz konsolidacji płatności masowych wpływających na rachunki wirtualne i ich księgowaniu na rachunku rozliczeniowym Zamawiającego.

11) Zapewnienie bezpłatnej obsługi teleserwisowej.

12) Bezpłatne wydawanie opinii i zaświadczeń bankowych o otwieranych i prowadzonych rachunkach bakowych (około 11 rocznie).

13) Bezpłatne zerowanie wskazanych rachunków bankowych.

14) Bezpłatne przeksięgowanie w dniu 31 grudnia, skapitalizowanych na dzień 31 grudnia każdego roku, odsetek bankowych z określonych rachunków bankowych jednostek organizacyjnych Gminy na rachunek bieżący Gminy (nie dotyczy jednostek kultury).

15) Oprocentowanie środków pieniężnych na rachunkach objętych zamówieniem. Naliczanie
i kapitalizacja odsetek od środków na rachunkach powinno następować co miesiąc, ostatniego dnia miesiąca.

16) Oprocentowanie lokat nocnych (overnight) wskazanych przez Gminę Reszel rachunków bankowych – każdego dnia. Automatyczny przelew środków pieniężnych każdego dnia na lokatę.

17) Oprocentowanie lokat weekendowych wskazanych przez Gminę Reszel rachunków bankowych - każdego dnia. Automatyczny przelew środków pieniężnych każdego
dnia na lokatę.

18) Po zakończeniu lokaty overnight i weekendowej automatyczne przekazanie odsetek
wraz ze środkami lokaty, na pierwotne konto, z którego środki te zostały przekazane
na lokatę. Umowa depozytu automatycznego zostanie zawarta przez Gminę Reszel (umowa nie obejmuje jednostek kultury).

19) Wyznaczenie jednego doradcy klienta – dla Urzędu Gminy Reszel i jednostek organizacyjnych Gminy oraz jednostek kultury. Doradztwo prowadzone będzie w godzinach pracy Wykonawcy.

20) Bezpłatne dostarczenie przez wykonawcę wszelkich urządzeń umożliwiających użytkownikom dostęp do sytemu bankowości elektronicznej oraz niezbędnych dodatkowych akcesoriów zapewniających bezpieczeństwo pracy dla użytkowników korzystających
z systemu.

21) Możliwość uzyskania kredytu bankowego w rachunku bieżącym, na wniosek Zamawiającego.

22) Możliwość deponowania środków na lokatach terminowych.

 

Wysokość oprocentowania środków wyznaczona będzie każdego miesiąca, jako iloczyn średniej arytmetycznej wysokości stawki WIBID 1M z miesiąca poprzedzającego oraz marży, określonej w złożonej przez bank ofercie. O wysokości oprocentowania w każdym miesiącu Bank zawiadomi Zamawiającego poprzez ujęcie informacji na wyciągach bankowych.

 

4. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Rozpoczęcie – 01 stycznia 2021 roku

Zakończenie – 31 grudnia 2023 roku

 

5. TERMIN ZWIĄZANIA Z OFERTĄ

Wykonawca pozostaje związany z ofertą przez okres 30 dni.

 

6. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

1. Są uprawnieni do występowania w obrocie prawnym, zgodnie z wymaganiami prawa.

2. Posiadają uprawnienia/zezwolenia niezbędne do wykonywania określonych prac lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.

3. Dysponują niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem ekonomicznym
i technicznym oraz pracownikami zdolnymi do wykonywania danego zamówienia.

4. Znajdują się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

6. Nie znajdują się w trakcie postępowania upadłościowego, w stanie upadłości lub likwidacji.

7. Nie podlegają wykluczeniu z postępowania.

 

7. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

2. Treść oferty musi odpowiadać treści specyfikacji zaproszenia.

3. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

4. Oferta wraz ze stanowiącymi jej integralną część załącznikami musi być sporządzona
i podpisana przez Wykonawcę ściśle według postanowień niniejszej specyfikacji zaproszenia.

5. Oferta musi być sporządzona i podpisana według wzoru na formularzu oferty – załącznik nr 1.

6. Oferta musi być kompletna i napisana w języku polskim.

7. Oferta powinna być podpisana przez upoważnionego przedstawiciela wykonawcy (dotyczy również wszystkich załączników do oferty). Upoważnienie do podpisania oferty powinno być dołączone do oferty, o ile nie wynika to z innych dokumentów załączonych przez wykonawcę. Jeżeli do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy wymagane jest zastosowanie reprezentacji łącznej, wówczas wszystkie dokumenty powinny być podpisane przez zobowiązane osoby. Proponuje się, aby wszystkie zapisane strony oferty wraz z załącznikami były kolejno parafowane oraz ponumerowane i złączone w sposób trwały.

8. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście muszą być parafowane przez osobę (osoby) podpisujące ofertę i opatrzone datami ich dokonania.

9. Podwykonawcy: Wykonawca jest obowiązany wskazać w ofercie część zamówienia, którą zamierza powierzyć podwykonawcom – jeżeli dotyczy. Zamawiający nie określa, które części zamówienia nie mogą być powierzone podwykonawcom.

 

7. ZAWARTOŚĆ ZŁOŻONEJ OFERY PRZEZ WYKONAWCÓW:

1. Wypełniony formularz oferty Wykonawcy – Załącznik nr 1 do zaproszenia.

2. Projekt umowy uwzględniający przedmiot zamówienia określony w pkt III niniejszego zaproszenia oraz termin określony w pkt IV.

3. Zezwolenie Komisji Nadzoru Finansowego, o którym mowa w art. 36 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (t. j. Dz. U. z 2019 r., poz. 2357, z późn. zm.).

4. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

5. Oświadczenie dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu – Załącznik nr 2 do zaproszenia.

6. Oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania – Załącznik nr 3 do zaproszenia.

7. Dokumenty należy złożyć w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność.

 

8. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. Oferty należy składać drogą korespondencyjną na adres: Gmina Reszel, ul. Rynek nr 24,
11 – 440 Reszel do 16.11.2020 r. do godz. 10ºº.

2. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 16.11.2020 r. o godz. 10³º. O wyniku i wyborze najkorzystniejszej oferty, oferenci zostaną powiadomieni poprzez informację podaną na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Gminy Reszel:

https://bipreszel.warmia.mazury.pl/zamowienie.html

3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

4. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

 

9. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY

1. Wykonawca określi cenę oferty brutto, która stanowić będzie wynagrodzenie za realizację całego przedmiotu zamówienia, podając ją w zapisie liczbowym i słownie z dokładnością do grosza (do dwóch miejsc po przecinku).

2. Cena oferty brutto jest ceną ostateczną obejmującą wszystkie koszty i składniki związane
z realizacją zamówienia, zgodnie z dokumentami określonymi w opisie zamówienia, w tym m.in. podatek VAT, upusty, rabaty itd.

 

10. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERT WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OBLICZENIA CENY OFERTY

 

O wyborze najkorzystniejszej oferty decydować będą przedstawione niżej kryteria i przypisane im maksymalne ilości punktów.

 

1. Cena  - 70 %
2. Oprocentowanie środków na rachunkach bankowych – 8  %
3. Oprocentowanie lokaty weekendowej – 10 %
4. Oprocentowanie lokaty overnight -  12 %

 

a) Cena:

Zastosowanie znajduje tu następujący wzór arytmetyczny:

 

 

Cn/Cb*Zp

gdzie: 

Cn – cena oferty najtańszej,

Cb- cena oferty badanej,

Zp – znaczenie procentowe kryterium (70%).

 

b) Oprocentowanie środków na rachunkach:

Zastosowanie znajduje tu następujący wzór arytmetyczny:

 

 

Cb/Cm*Zp

gdzie: 

Cb – procent  oferty badanej,

Cm- procent oferty maksymalny (najwyższy),

Zp – znaczenie procentowe kryterium (8%).

           

c) Oprocentowanie lokaty weekendowej:

Zastosowanie znajduje tu następujący wzór arytmetyczny:

 

 

Cb/Cm*Zp

gdzie: 

Cb – procent  oferty badanej,

Cm- procent oferty maksymalny (najwyższy),

Zp – znaczenie procentowe kryterium (10%).

 

 

d) Oprocentowanie lokaty overnight:

Zastosowanie znajduje tu następujący wzór arytmetyczny:

 

 

Cb/Cm*Zp

gdzie: 

Cb – procent  oferty badanej,

Cm- procent oferty maksymalny (najwyższy),

Zp – znaczenie procentowe kryterium (12%).

 

Do określenia równych zasad dla porównywalności ofert w dniu oceny w ofercie należy wpisać wartość WIBID 3M – wg notowań na dzień 27 października 2020 roku.

O wyborze najkorzystniejszej oferty decyduje najwyższa łączna ilość uzyskanych punktów
z wszystkich kryteriów.

W przypadku wystąpienia w ofertach wartości zerowych, które uniemożliwiłyby dokonanie obliczeń wg podanych wzorów, do każdej złożonej oferty zostanie dodana wartość  „1”. Korekta wykorzystana zostanie jedynie do oceny oferty.

 

11. UDZIELENIE ZAMÓWIENIA/PODPISANIE UMOWY

1. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszej specyfikacji zaproszenia i została oceniona, jako najkorzystniejsza w oparciu o podane wyżej kryteria oceny ofert.

2. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzenia ich ponownego badania i oceny, chyba że zachodzą przesłanki unieważnienia zaproszenia.

 

12. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY

1. O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę odrębnym pismem lub telefonicznie.

2. Zakres świadczenia Wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie oraz w zaproszeniu.

3. W przypadku wyboru oferty Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający może zażądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.

 

13. DODATKOWE INFORMACJE

Do udzielania wyjaśnień dotyczących przedmiotu zamówienia, ze Strony Zamawiającego, upoważnia się Skarbnika Gminy Reszel Panią Julitę Paprocką, skarbnik@gminareszel.pl oraz Pana Kamila Rozberg, e-mail: kamil.rozberg@gminareszel.pl

 

14. INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO

 

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119
z 04.05.2016, str. 1), dalej ,,RODO”, informuje, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Burmistrz Reszla z siedzibą: 11-440 Reszel, ul. Rynek nr 24, tel. 89 755 39 00, strona internetowa: www.gminareszel.pl, adres poczty elektronicznej: urzadgminy@gminareszel.pl;
2. Burmistrz Reszla, wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych – w sprawach związanych z ochroną danych osobowych i realizacji Pana/i praw z tego wynikających, może Pan/i kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych (IOD) za pomocą: poczty elektronicznej na adres: iod@gminareszel.pl; telefonicznie pod nr telefonu: 782 348 222; lub pisemnie na adres siedziby administratora we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie zaproszenia;
4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1843), dalej ,,ustawa Pzp”;
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania od udzielenia zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lat, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8. Posiada Pani/Pan:
   • na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
   • na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych*;
   • na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;
   • prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9. Nie przysługuje Pani/Panu:
   • w związku z art. 17 ust. 3 lit. B, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
   • prawo do przenoszenia danych osobowych, o których mowa w art. 20 RODOO; -
   • na postawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawna przetwarzania Pani/Pana  danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy
w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub
w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

 

15. ZAŁĄCZNIKI DO ZAPROSZENIA

1. Formularz oferty

2. Oświadczenie wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu

3. Oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania

 

 

 

 

 

 

BURMISTRZ RESZLA

 

Marek Janiszewski