Wersja obowiązująca z dnia
Dział Administracyjno - Prawny
Sekretarz: Urszula Sawa
Siedziba: 11-440 Reszel, ul.Rynek 24
Telefon kontaktowy: (89) 755 39 03
E-mail: urzadgminy@gminareszel.pl
Godziny urzędowania: pon.-pt., godz. 7:30 - 15:30
Do zadań Działu Administracyjno-Prawnego należy:
- Koordynowanie spraw związanych z organizacją funkcjonowania Gminy jej organów, jednostek pomocniczych i organizacyjnych, w tym:
- prowadzenie dokumentów dotyczących Statutu Gminy. ,
- analiza potrzeb w zakresie zmian Statutu w związku ze zmianą przepisów,
- przygotowywanie projektów zmian Statutu oraz projektów uchwał Rady w powyższym zakresie,
- zapewnienie upowszechnienia treści Statutu wśród radnych, pracowników Urzędu, jednostek pomocniczych i organizacyjnych Gminy,
- udostępnianie do wglądu tekstu Statutu osobom zainteresowanym,
- W zakresie działalności jednostek organizacyjnych Gminy:
- prowadzenie ewidencji jednostek organizacyjnych Gminy oraz wyodrębnionego zbioru aktów o utworzeniu tych jednostek, ich statutów i regulaminów, a także innych dokumentów dotyczących organizacji i działalności tych jednostek,
- analiza potrzeb w zakresie likwidacji, tworzenia, łączenia i podziału jednostek organizacyjnych Gminy oraz analiza potrzeb co do zakresu działania tych jednostek oraz zmian ich statutów (regulaminów) w związku ze zmianą przepisów, potrzebami organizacyjnymi Gminy i zgłoszonymi w tym zakresie wnioskami,
- Koordynowanie zadań dotyczących działalności jednostek pomocniczych Gminy:
- prowadzenie ewidencji jednostek pomocniczych Gminy (sołectw) oraz wyodrębnionego zbioru statutów sołectw, a także innych dokumentów dotyczących działalności tych jednostek,
- ewidencjonowanie wniosków o zmianę statutów jednostek pomocniczych,
- analiza potrzeb w zakresie zmian Statutów jednostek pomocniczych w związku ze zmianą przepisów, potrzebami organizacyjnymi Gminy i zgłoszonymi w tym zakresie wnioskami,
- przygotowywanie projektów zmian statutów jednostek pomocniczych oraz projektów uchwał Rady w powyższym zakresie,
- udostępnianie do wglądu tekstów statutów jednostek pomocniczych,
- współdziałanie w realizacji zadań sołectw, współpraca z organami jednostek pomocniczych, techniczna obsługa zebrań wyborczych,
- Zapewnienie obsługi organizacyjnej oraz kancelaryjno - biurowej Rady i jej organów wewnętrznych, w tym:
- przygotowywanie Sesji Rady i ich protokołowanie,
- prowadzenie rejestru uchwał Rady oraz przekazywanie uchwał organom Gminy, gminnym jednostkom organizacyjnym oraz jednostkom pomocniczym Gminy, zobowiązanym do wykonania uchwał lub z działalnością, których wiąże się zakres przedmiotowy danej uchwały,
- prowadzenie rejestru przepisów prawa miejscowego oraz zapewnienie ich upowszechniania,
- obsługa organizacyjno-kancelaryjna Komisji Rady,
- zapewnienie przekazywania aktów prawa miejscowego (w sposób papierowy i elektroniczny) stanowionych przez organy Gminy oraz innych uchwał do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Warmińsko-Mazurskiego, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- przekazywanie w obowiązujących terminach uchwał Rady Wojewodzie oraz Regionalnej Izbie Obrachunkowej,
- załatwianie spraw związanych z upowszechnianiem treści uchwał Rady w prasie lokalnej, na terenie sołectw oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu,
- udzielanie pomocy radnym w sprawowaniu mandatu,
- prowadzenie centralnego rejestru wniosków radnych oraz koordynowanie udzielania odpowiedzi na wnioski, zgodnie ze Statutem Gminy i w terminach określonych przez obowiązujące przepisy,
- prowadzenie rejestru rozstrzygnięć organów nadzoru dotyczących uchwał Rady, oraz odrębnego zbioru tych rozstrzygnięć,
- Zapewnienie realizacji zadań Burmistrza jako organu wykonawczego Gminy w tym:
- prowadzenie bieżących spraw na zlecenie Burmistrza,
- organizowanie i protokołowanie narad i spotkań ustalanych przez Burmistrza informowanie pracowników oraz uczestników zewnętrznych o terminach tych spotkań i narad, prowadzenie zbioru notatek służbowych i innych dokumentów w powyższym zakresie,
- prowadzenie zbioru aktów prawnych i zapewnienie ich właściwego obiegu w Urzędzie,
- koordynowanie działań wewnętrznych komórek organizacyjnych Urzędu, jednostek organizacyjnych i pomocniczych Gminy w zakresie gromadzenia danych koniecznych do zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy oraz nadzór nad aktualizacją tych informacji,
- zapewnienie właściwej organizacji załatwiania interesantów oraz spraw związanych z właściwym funkcjonowaniem systemu informacji interesantów Urzędu, w tym prowadzenie tablicy informacyjnej Urzędu, tablicy ogłoszeń, oznaczenia pomieszczeń biurowych, informacji o godzinach pracy Urzędu,
- zabezpieczenie obsługi technicznej, organizacyjnej i informatycznej komisji wyborczych w wyborach i referendach, realizacja zakupów materiałów i ich rozdział, zapewnienie środków transportowych i wyposażenia lokali wyborczych, planowanie i rozliczanie wydatków finansowych związanych z wyborami, przekazywanie dokumentacji archiwalnej oraz wykonywanie innych zadań zleconych przez PKW i Komisarza Wyborczego w Olsztynie.
- Realizacja i koordynacja zadań w zakresie zapewnienia dostępu do informacji publicznej, w tym:
- organizowanie i koordynowanie zapewnienia dostępu do informacji publicznej dotyczącej działalności Gminy i jej organów zgodnie z przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej,
- zapewnienie aktualizacji Biuletynu Informacji Publicznej Gminy Reszel, w systemie informatycznym, zgodnie z przepisami o dostępie do informacji publicznej,
- Realizacja i koordynacja działań dotyczących:
- skarg
- wniosków
- petycji
- działalności lobbingowej
- Prowadzenie spraw pracowniczych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy, w tym:
- prowadzenie akt osobowych pracowników i kierowników jednostek organizacyjnych,
- prowadzenie ewidencji pracowników,
- prowadzenie spraw związanych z zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników, ustalaniem wynagrodzeń, udzielaniem urlopów, przyznawaniem innych świadczeń pracowniczych,
- zapewnienie realizacji przepisów dotyczących zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w Urzędzie,
- zapewnienie racjonalnej gospodarki etatami i funduszem płac,
- zapewnienie właściwej realizacji przepisów dotyczących doskonalenia zawodowego pracowników,
- prowadzenie ewidencji czasu pracy uwzględniającej urlopy, zwolnienia lekarskie, pracę w godzinach nadliczbowych oraz nadzór nad dyscypliną pracy,
- prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem nagród i wyróżnień oraz odznaczeń,
- prowadzenie spraw związanych z odpowiedzialnością służbową i dyscyplinarną pracowników,
- prowadzenie rejestru delegacji służbowych,
- przygotowywanie dokumentacji z zakresu zaopatrzenia emerytalnego pracowników,
- prowadzenie i załatwianie innych spraw pracowniczych wynikających z Kodeksu pracy oraz ustawy o pracownikach samorządowych,
- organizowanie naboru na stanowiska kierownicze i urzędnicze, prowadzenie dokumentacji
- koordynowanie realizacji zadań w zakresie obowiązków pracodawcy wynikających z Kodeksu pracy oraz przepisów szczególnych,
- prowadzenie archiwum zakładowego Urzędu,
- rozliczanie kart drogowych i zakupów paliwa dla Straży Miejskiej,, samochodu służbowego,
- prowadzenie dokumentacji z przeglądów kadrowych i okresowych ocen pracowników samorządowych,
- prowadzenie rejestru szkoleń zewnętrznych
- Załatwianie spraw w zakresie zadań Gminy wynikających z przepisów prawa w zakresie działalności gospodarczej oraz ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym w tym:
- promowanie przedsiębiorczości na terenie gminy,
- współdziałanie z samorządem gospodarczym, organizacjami pracodawców oraz innymi organizacjami przedsiębiorców,
- kontrola przestrzegania przepisów prawa w zakresie działalności gospodarczej przez przedsiębiorców w zakresie objętym przepisami stosownych ustaw
- dokonywanie wpisów do Centralnej Ewidencji i Działalności Gospodarczej i wydawanie potwierdzeń przyjęcia wniosków o wpis, jego zmianę lub wykreślenie,
- prowadzenie spraw z zakresu wydawania zaświadczeń o wpisie do gminnej ewidencji działalności gospodarczej,
- Prowadzenie rejestru instytucji kultury i jego aktualizacja, współpraca z gminnymi instytucjami kultury w zakresie spraw związanych z tworzeniem łączeniem, podziałem, przekształcaniem i likwidacją jednostek kultury,
- Realizacja zadań w oparciu o przepisy: o transporcie drogowym, o warunkach wykonywania krajowego przewozu osób w zakresie komunikacji lokalnej na terenie gminy, tj.
- przyjmowanie i ewidencjowanie wniosków, przygotowywanie projektów decyzji ( zezwoleń) na wykonywanie transportu publicznego linii regularnych,
- przygotowywanie projektów aktów organów Gminy oraz realizacja uchwał Rady i Zarządzeń Burmistrza w zakresie organizacji komunikacji lokalnej,
- Ewidencjonowanie i wydawanie zaświadczeń dot. obiektów świadczących usługi hotelarskie /gospodarstwa agroturystyczne i inne/.
- Wykonywanie zadań wynikających z przepisów o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, w tym:
- opracowanie projektów uchwał Rady w sprawie ilości punktów sprzedaży napojów alkoholowych oraz zasad usytuowania na terenie gminy miejsc sprzedaży napojów alkoholowych,
- przygotowywanie projektów zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
- przygotowywanie projektów decyzji odmawiających wydania zezwolenia,
- przygotowywanie projektów decyzji o wygaśnięciu zezwolenia,
- ustalanie wysokości opłat za zezwolenia,
- prowadzenie kontroli przestrzegania ustawy,
- przygotowywanie i koordynacja realizacji Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Gminnego Programu Przeciwdziałania Narkomanii
- prowadzenie działań zmierzających do ograniczenia spożycia napojów alkoholowych i narkomanii, inicjowania i wspierania przedsięwzięć mających na celu zmianę złych obyczajów w zakresie spożywania napojów alkoholowych i narkotyków,
- organizowanie pracy i prowadzenie dokumentacji Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
- współdziałanie z Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, w opracowywaniu i realizacji Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywaniu Problemów Alkoholowych i Gminnego Programu Przeciwdziałania Narkomanii,
- wspieranie organizacji społecznych w działalności na rzecz trzeźwości,
- promocja zdrowego stylu życia,
- organizowanie szkoleń wynikających z gminnego programu oraz udział w szkoleniach organizowanych przez Pełnomocnika Wojewody,
- współdziałanie z organizacjami pozarządowymi w obszarze ochrony zdrowia i profilaktyki zdrowotnej,
- Realizacja zadań w zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi, w szczególności:
- przygotowywanie projektów oraz przeprowadzanie konsultacji społecznych rocznych programów współpracy z organizacjami pozarządowymi,
- koordynowanie konkursów na realizacje zadań publicznych organizacjom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych,
- monitorowanie realizacji zadań zleconych organizacjom pozarządowym,
- kontrola realizacji w/w zadań i wykorzystania środków z dotacji z budżetu gminy na realizację tych zadań
- Prowadzenie obsługi kancelaryjnej Urzędu zgodnie z przepisami Instrukcji kancelaryjnej, w tym:
- ewidencjonowanie korespondencji (również elektronicznej) przychodzącej do Urzędu,
- wysyłanie korespondencji i odbiór korespondencji z Urzędu Pocztowego,
- zapewnienie właściwego obiegu korespondencji w Urzędzie,
- potwierdzanie zwrotnych potwierdzeń odbioru korespondencji,
- przekazywanie i rozdział zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu oraz kierowanie interesantów do właściwych komórek organizacyjnych,
- obsługa urządzeń kancelarii /centrali telef., faksu/,
- zamawianie pieczątek i prowadzenie centralnej ewidencji pieczęci urzędowych i pieczątek,
- prowadzenie rejestru ogłoszeń wywieszanych na tablicy ogłoszeń Urzędu, potwierdzanie okresu przez jaki wywieszony był dokument w celu podania go do publicznej wiadomości,
- prowadzenie centralnego rejestru umów cywilnoprawnych zawartych przez organa Gminy,
- prowadzenie centralnego rejestru faktur wpływających do Urzędu,
- organizowanie przyjmowania interesantów przez Burmistrza i Zastępcę, umawianie spotkań,
- prowadzenie bieżących spraw na zlecenie Burmistrza, Zastępcy i Sekretarza,
- Załatwianie spraw dotyczących obsługi administracyjno-gospodarczej Urzędu, a w tym:
- zaopatrzenie Urzędu w niezbędne materiały biurowe, meble i urządzenia i inne,
- zapewnienie sprawnego funkcjonowania urządzeń i instalacji w Urzędzie,
- zaopatrzenie Urzędu w środki czystości, kontrola utrzymania porządku i czystości w siedzibie Urzędu,
- rozliczanie rachunków za opłaty telefoniczne, pocztowe, zgodnie z zawartymi w tym zakresie umowami,
- planowanie i wykonywanie budżetu Urzędu w zakresie zadań działu,
- administrowanie zasobami telekomunikacyjnymi (program sterowania centralą telefoniczną),
- prowadzenie ewidencji kluczy, zaopatrzenie apteczki Urzędu,
- dekoracja flagami budynku Urzędu w czasie świąt i innych ważnych okoliczności,
- należyte zabezpieczenie budynku (m.in. zamknięcie okien, drzwi, włączenie systemu alarmowego) po zakończonych godzinach pracy,
- staranne codzienne sprzątanie pomieszczeń biurowych, korytarzy, łazienek i pozostałych pomieszczeń,
- pielęgnacja zieleni w pokojach biurowych i korytarzach,
- sprzątanie schodów przed budynkiem,
- Realizacja zadań w zakresie informatyki:
- zapewnienie zgodności funkcjonowania sieci i systemów informatycznych z przepisami ustawy o informatyzacji podmiotów świadczących usługi publiczne i Rozporządzeniu o Krajowych Ramach Interoperacyjności
- koordynowanie zadań w zakresie formułowania założeń i programów informatyzacji Urzędu,
- zapewnienie właściwej eksploatacji, utrzymania i rozwoju infrastruktury informatycznej,
- opracowywanie planów zakupu sprzętu komputerowego oraz zapewnienie jego właściwej konserwacji,
- zapewnienie właściwej konfiguracji sprzętu komputerowego i jego bieżących napraw,
- zapewnienie właściwego funkcjonowania dostępu do internetu i konfiguracji poczty elektronicznej,
- nadzór nad pocztą elektroniczną (komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna),
- zarządzanie i nadzór nad bezpieczeństwem sieci i zasobów informatycznych Urzędu, zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa danych,
- zapewnienie prowadzenia właściwej archiwizacji zasobów informatycznych,
- wdrażanie nowych systemów informatycznych,
- organizowanie szkoleń pracowników w zakresie użytkowania sprzętu informatycznego oraz oprogramowania,
- zapewnienie właściwego administrowania danymi w sieci informatycznej, administrowanie zasobami sieciowymi,
- aktualizacja i prowadzenie urzędowej strony www.
- Prowadzenie spraw w zakresie spraw bezpieczeństwa i higieny pracy, w szczególności w tym:
- organizowanie szkoleń z zakresu bhp,
- kierowanie pracowników na badania wstępne i kontrolne,
- dbałość o dostosowanie urządzeń i budowli do wymogów bhp,
- kompletowanie, rejestrowanie i przechowywanie dokumentacji związanej z wypadkami w drodze do pracy i w pracy, udział w dochodzeniach powypadkowych
- kontrola i zapewnienie pracownikom fizycznym Urzędu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, szczególnie przy realizacji robót remontowych w obiektach stanowiących własność Gminy,
- współpraca z Państwową Inspekcją Pracy.
- Prowadzenie spraw dotyczących zatrudniania bezrobotnych w tym:
- prowadzenie ewidencji bezrobotnych poszukujących pracy,
- rozpoznawanie możliwości zatrudniania bezrobotnych w ramach prac: interwencyjnych, publicznych, stażowych, absolwenckich, prac społecznie-użytecznych oraz dodatkowych miejsc pracy w istniejących zakładach pracy,
- ustalanie potrzeb przekwalifikowania bezrobotnych w ramach funduszy Powiatowego Urzędu Pracy,
- pomoc bezrobotnym w podtrzymywaniu aktywności zawodowej i społecznej,
- sprawowanie nadzoru organizacyjnego przy realizacji prac społeczno-użytecznych i prac na cele społeczne osób skazanych
- sprawowanie nadzoru organizacyjnego nad realizacją prac pracowników zatrudnionych przez Urząd w ramach robót publicznych lub prac interwencyjnych,
- wyposażanie pracowników w sprzęt , odzież roboczą i inne środki w miarę potrzeb,
- kontrola dyscypliny pracy pracowników zatrudnionych przy utrzymaniu czystości oraz zieleni miejskiej,
- nadzór merytoryczny nad wykonywaniem prac przez konserwatora zatrudnionego w parku miejskim, w tym:
- kontrola obsługi i eksploatacji powierzonego sprzętu (kosiarka, itp),
- planowanie wydatków budżetowych,
mgr Urszula Sawa |
Karolina Breziuk-Danilewicz Inspektor ds. organizacyjno-prawnych (89) 755 39 09 |
mgr Klaudia Zubrycka Inspektor ds. kadr i działalności gospodarczej (89) 755 39 05 |
mgr Andrzej Jabłonka Inspektor ds. zatrudnienia i bezrobocia (89) 755 39 04 |
Danuta Prusinowska Inspektor ds. obsługi biura Rady i Komisji Rady (89) 755 39 07 |
inż. Aneta Zakrzewska Informatyk (89) 755 39 04 |