Informacje dodatkowe:

ZARZĄDZENIE NR 98/2026

Burmistrza Reszla

z dnia 8 września 2026 r.

W sprawie powołania Zespołu ds. realizacji projektu pn. „Poprawa efektywności energetycznej budynku Ratusza w Reszlu wraz z przebudową” w ramach Priorytetu FEWM.02 ŚRODOWISKO Działania FEWM.02.03 Efektywność energetyczna – IIT (budynki publiczne) programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Warmii i Mazur 2021-2027

Na podstawie art. 30 ust. 1 i art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.) zarządzam, co następuje:

 

§ 1

Powołanie i cel Zespołu ds. realizacji projektu

W celu prawidłowej realizacji przez Gminę Reszel projektu pn. „Poprawa efektywności energetycznej budynku Ratusza w Reszlu wraz z przebudową” w ramach Priorytetu FEWM.02 ŚRODOWISKO Działania FEWM.02.03 Efektywność energetyczna – IIT (budynki publiczne) programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Warmii i Mazur 2021-2027, powołuję Zespół ds. realizacji projektu pn. „Poprawa efektywności energetycznej budynku Ratusza w Reszlu wraz z przebudową”, zwany dalej „Zespołem”.

 

§ 2

Skład Zespołu

1. W skład Zespołu ds. realizacji projektu pn. „Poprawa efektywności energetycznej budynku Ratusza w Reszlu wraz z przebudową” wchodzą następujące osoby:

1. Piotr Chamik - koordynator ds. merytorycznych projektu - Kierownik Referatu Rozwoju Gospodarczego i Ochrony Środowiska;
2. Monika Werner – osoba zarządzająca projektem po stronie Beneficjenta – Podinspektor ds. pozyskiwania środków;
3. Marta Gradzewicz - nadzór finansowy projektu - Skarbnik Gminy;
4. Sylwia Jaruga - księgowa projektu - zastępca głównego księgowego, stanowisko ds. wydatków budżetu;
5. Paulina Boroszko - specjalista ds. zamówień publicznych – Inspektor ds. inwestycji i zamówień publicznych;
6. Paulina Sędecka – osoba ds. informacyjno-promocyjnych – Kierownik Referatu Pozyskiwania Środków, Promocji i Oświaty;

2. Zadaniem zespołu będzie koordynacja prac, monitorowanie, nadzór nad realizacją projektu pn. „Poprawa efektywności energetycznej budynku Ratusza w Reszlu wraz z przebudową”.

§ 3

Zakres zadań i obowiązków Zespołu

1. Do zadań i obowiązków koordynatora ds. merytorycznych projektu wchodzą w szczególności:

1. sprawowanie nadzoru merytorycznego nad prawidłową realizacją Projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu oraz z wnioskiem aplikacyjnym oraz przepisami UE;
2. przestrzeganie zapisów umowy o dofinansowanie, wniosku o dofinansowanie, zestawienia rzeczowo-finansowego oraz wytycznych programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Warmii i Mazur 2021-2027 i przepisów krajowych i UE;
3. uczestniczenie w pracach Komisji Przetargowych, w postępowaniach, gdzie Komisja zostanie powołana, w tym ocena formalno-prawna ofert;
4. nadzorowanie bieżących postępów realizacji projektu i monitorowanie uzyskania wskaźników Projektu;
5. nadzór nad wprowadzeniem zmian i korekt związanych z wdrażaniem projektu;
6. realizacja inwestycji zgodnie z harmonogramem rzeczowo – finansowym;
7. nadzór techniczny zgodności realizacji projektu z umową z Wykonawcą;
8. współpraca z Wykonawcą;
9. udział w kontrolach Instytucji Zarządzającej;
10. nadzór nad archiwizacją dokumentów związanych z projektem;
11. inne czynności niezbędne do właściwej realizacji projektu.

 

2. Do zadań i obowiązków osoby zarządzającej projektem po stronie beneficjenta wchodzą w szczególności:

1. przestrzeganie zapisów umowy o dofinansowanie, wniosku o dofinansowanie, zestawienia rzeczowo-finansowego oraz wytycznych programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Warmii i Mazur 2021-2027 i przepisów krajowych i UE;
2. nadzór i bieżący monitoring oraz bieżące monitorowanie wskaźników Projektu;
3. zgłaszanie zmian, problemów w trakcie realizacji oraz bieżący kontakt z Instytucją Zarządzającą projektem;
4. przygotowywanie wniosków o płatność, harmonogramów finansowych, wniosków o płatność, rozliczenie projektu;
5. udział w kontrolach Instytucji Zarządzającej;
6. kompleksowe przygotowanie dokumentów związanych z projektem na potrzeby kontroli instytucji pośredniczących i zarządzających;
7. współpraca z pracownikami Zespołu ds. realizacji projektu oraz innymi pracownikami Urzędzie Gminy w Reszlu w zakresie prawidłowej realizacji zadań projektowych;
8. inne czynności niezbędne do właściwej realizacji projektu.

 

3. Do zadań i obowiązków Nadzoru finansowego projektu wchodzą w szczególności:

1. nadzór nad prawidłowa obsługą finansowo - księgową projektu, w tym:

1. wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi projektu;
2. dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;

2. zatwierdzanie dokumentów finansowych do wypłaty oraz potwierdzanie „Za zgodność z oryginałem” faktur i innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej wynikających z realizacji umowy;
3. współudział w kontrolach Instytucji Zarządzającej FEWiM 2021-2027;
4. inne czynności niezbędne do właściwej realizacji projektu.

 

4. Do zadań i obowiązków księgowej projektu wchodzą w szczególności:

1. przestrzeganie zapisów umowy o dofinansowanie, wniosku o dofinansowanie, zestawienia rzeczowo-finansowego oraz wytycznych programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Warmii i Mazur 2021-2027 i przepisów krajowych i UE;
2. bieżąca obsługa finansowa projektu wraz ze stałym monitorowaniem ponoszonych kosztów;
3. prowadzenie księgowości projektu;
4. opracowywanie sprawozdań, dokumentacji księgowej projektu;
5. udział w czynnościach kontrolnych i audytowych w zakresie prawidłowości realizacji projektu;
6. przekazywanie koordynatorowi rzetelnych i aktualnych informacji finansowych potrzebnych do podejmowania decyzji w zakresie dysponowania środkami finansowymi;
7. współudział w kontrolach Instytucji Zarządzającej;
8. stosowanie przepisów Ustawy o ochronie danych osobowych;
9. stosowania wytycznych w zakresie zasad prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej;
10. inne czynności niezbędne do właściwej realizacji projektu.

 

5. Do zadań i obowiązków specjalisty ds. zamówień publicznych wchodzą w szczególności:

1. przestrzeganie zapisów umowy o dofinansowanie, wniosku o dofinansowanie, zestawienia rzeczowo- finansowego oraz wytycznych programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Warmii i Mazur 2021-2027, przepisów krajowych i UE;
2. przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia do przeprowadzenia postępowania zamówienia publicznego dotyczącego wyłonienia Wykonawcy robót budowlanych oraz nadzoru inwestorskiego;
3. przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych w ramach realizacji Projektu;
4. gromadzenie materiałów, projektów dokumentów niezbędnych do skompletowania dokumentacji przetargowych i realizacji zamówień;
5. prowadzenie korespondencji (odpowiedzi na zapytania, zawiadomienia, pisma wynikające z procedur odwoławczych itp.);
6. uczestniczenie w pracach Komisji Przetargowych, w postępowaniach, gdzie Komisja zostanie powołana, w tym ocena formalno-prawna ofert;
7. współpraca z Wykonawcą;
8. zgłaszanie na bieżąco Skarbnikowi Gminy konieczności wprowadzenia zmian finansowych w okresie realizacji projektu;
9. opisywanie faktur pod względem prawidłowości przeprowadzenia procedur z zakresu prawa zamówień publicznych;
10. współpraca z pracownikami Zespołu ds. realizacji projektu oraz innymi pracownikami Urzędzie Gminy w Reszlu w zakresie prawidłowej realizacji zadań projektowych;
11. nadzór i bieżący monitoring oraz bieżące monitorowanie wskaźników Projektu;
12. sprawdzanie zgodności z procedurami wynikającymi z ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach programu Fundusze Europejskie dla Warmii i Mazur 2021-2027;
13. zgłaszanie na bieżąco Koordynatorowi Projektu i Pracownikowi zarządzającemu projektem o konieczności wprowadzenia zmian w zakresie rzeczowym oraz terminowej realizacji projektu;
14. współudział w kontrolach Instytucji Zarządzającej;
15. nadzór techniczny zgodności realizacji projektu z umową z Wykonawcą;
16. realizacja inwestycji zgodnie z harmonogramem rzeczowo – finansowym;
17. inne czynności niezbędne dla zapewnienia właściwej realizacji projektu.

 

 

 

6. Do zadań i obowiązków osoby ds. informacyjno-promocyjnych wchodzą w szczególności

1. przestrzeganie zapisów umowy o dofinansowanie, wniosku o dofinansowanie, zestawienia rzeczowo- finansowego oraz wytycznych programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Warmii i Mazur 2021-2027, przepisów krajowych i UE;
2. odpowiedzialność za przeprowadzenie działań informacyjno-promocyjnych projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie projektu, aktualnym harmonogramem rzeczowo- finansowym, wytycznymi w zakresie promocji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej;
3. organizacja działań edukacyjnych i szkoleniowych wg informacji zawartych we wniosku o dofinansowanie;
4. inne zadania wynikające z realizacji projektu w zakresie promocji;

 

§ 4

Zobowiązania Zespołu ds. realizacji projektu

Zobowiązuje się członków Zespołu do:

1. Zapoznania się z umową o dofinansowanie, wnioskiem o dofinansowanie wraz z załącznikami.
2. Stosowania publikowanych przez IZ FEWiM 2021-2027 informacji, stanowisk oraz wytycznych, w zakresie monitorowania projektów w okresie ich trwałości.

 

§ 5

Organizacja obiegu dokumentów i sposoby komunikowania się w Projekcie

1. 3. na uwadze terminową i prawidłową realizację Projektu ustalono następującą organizację obiegu dokumentów i sposoby komunikowania się:
1. Wiodącą rolę w organizacji obiegu informacji w Projekcie pełni koordynator ds. merytorycznych projektu, zadaniem, którego jest zapewnienie komunikacji wewnętrznej w ramach projektu oraz bieżące administrowanie procesem obiegu dokumentacji.
2. Osoby z Zespołu kontaktują się bezpośrednio między sobą i realizują zadania bez zbędnej zwłoki będąc w stałym kontakcie z koordynatorem projektu/osobą zarządzającą projektem.
3. W przypadku kolizji pilnych zadań własnych poszczególnych członków zespołu, ustala zasady koordynator ds. merytorycznych projektu.
4. Informację o kolizji członek zespołu przekazuje do koordynatora ds. merytorycznych projektu natychmiast po stwierdzeniu zaistniałych trudności.
5. Wszystkie problemy dotyczące wykonywanych zadań i przyjętych ustaleń osób zaangażowanych w prace wdrożeniowe muszą być dokumentowane w formie pisemnej.
6. W przypadku, gdy koordynator ds. merytorycznych projektu uzna, że otrzymane od członka Zespołu dokumenty są niekompletne lub zawierają błędy wymagające poprawy lub uzupełnienia, wówczas odsyła je do poprawy odpowiedzialnemu za ich wykonanie członkowi Zespołu, wskazując zakres wymagający poprawy i określając czas przeznaczony na poprawę.
7. Zaniedbanie w przekazywaniu informacji lub podejmowaniu decyzji jest traktowane na równi z niewykonaniem powierzonego zadania wdrożeniowego.
8. Zespół zgodnie z kompetencjami jego uczestników odpowiada za przygotowanie materiałów do kontroli przeprowadzanych przez IZ FEWiM.
9. Zespół ds. realizacji projektu pn. „Poprawa efektywności energetycznej budynku Ratusza w Reszlu wraz z przebudową” pracuje w trybie ciągłym.
10. W sprawach spornych w Zespole decyduje koordynator ds. merytorycznych w porozumieniu z osobą zarządzającą projektem, po zasięgnięciu niezbędnych opinii IZ FEWiM 2021-2027.

 

§ 6

Postanowienia końcowe

1. Wykonanie zarządzenia powierza się Kierownikowi Referatu Rozwoju Gospodarczego i Ochrony Środowiska.
2. Kontrolę nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarz Gminy Reszel.
3. Zespół rozpoczyna pracę z dniem podpisania niniejszego Zarządzenia i ulega samorozwiązaniu w dniu zakończenia okresu trwałości projektu tj. 5 lat po dacie ostatecznej płatności dokonanej przez IZ FEWiM 2021-2027.
4. Z dniem zakończenia pracy przez Zespół, niniejsze Zarządzenie traci moc.
5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.