Informacje dodatkowe:

Zarządzenie Nr 44/2025
Burmistrza Reszla
z dnia 8 kwietnia 2025 roku

w sprawie: zarządzania ryzykiem w Urzędzie Gminy w Reszlu 

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 o samorządzie gminnym (Dz. U z 2024 r., poz. 1465 z późn. zm.) oraz art. 69 ust 1 pkt. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U z 2024 r., poz. 1530 z późn. zm.) 

zarządza się, co następuje:

§ 1. Zarządzenie określa zasady i tryb zarządzania ryzykiem w Urzędzie Gminy w Reszlu.

§ 2. Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o:

1. Urzędzie – oznacza to Urząd Gminy w Reszlu
2. komórce organizacyjnej – oznacza to wyodrębnione w strukturze organizacyjnej Urzędu Gminy w Reszlu referaty, komórki organizacyjne równorzędne referatom, oraz samodzielne stanowiska pracy 
3. jednostce organizacyjnej Gminy Reszel – oznacza to:
   1. Zespół Szkolno-Przedszkolny w Reszlu
   2. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Reszlu
   3. Środowiskowy Dom Samopomocy w Reszlu
4. ryzyku – należy przez to rozumieć prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia mającego negatywny wpływ na wykonywanie zadań bądź osiąganie celów
5. wpływie ryzyka – należy przez to rozumieć skutki zaistniałego zdarzenia dla realizacji zadań spowodowane przez zdarzenie objęte ryzykiem
6. istotności ryzyka – należy przez to rozumieć częstotliwość występowania danego zdarzenia oraz jego wpływ na organizację 
7. akceptowanym poziomie ryzyka – należy przez to rozumieć ustalony poziom istotności ryzyka, przy którym nie jest wymagane podejmowanie działań przeciwdziałających ryzyku
8. zarządzaniu ryzykiem – należy przez to rozumieć proces identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku, proces ten obejmuje także monitorowanie ryzyka i środków podejmowanych w celu jego ograniczenia
9. mechanizmy kontroli zarządczej – należy przez to rozumieć wszystkie działania i procedury podejmowane lub ustanawiane w celu zwiększenia prawdopodobieństwa osiągania celów i realizacji zadań, w tym zwłaszcza:
   1. dokumentacja systemu kontroli zarządczej
   2. dokumentowanie poszczególnych zdarzeń
   3. zatwierdzanie operacji finansowych i gospodarczych
   4. podział obowiązków
   5. nadzór
   6. rejestrowanie istotnych odstępstw od zasad zapisanych w procedurach, instrukcjach, regulaminach
   7. ograniczenie dostępu do zasobów materialnych, finansowych, informacyjnych

§ 3. Celem zarządzania ryzykiem w Urzędzie jest zwiększenie prawdopodobieństwa osiągania celów jednostki i realizacji zadań., w szczególności:

1. usprawnienie procesu planowania,
2. zwiększenie prawdopodobieństwa realizacji zadań i osiągania celów
3. zapewnienie odpowiednich mechanizmów kontroli zarządczej
4. zapewnienie kierownictwu Urzędu wczesnej informacji o zagrożeniach dla realizacji wyznaczonych celów i zadań.

§ 4. Zarządzanie ryzykiem odbywa się wg zasad:

1. integracji z procesem zarządzania
2. powiązania z celami i zadaniami Urzędu
3. przypisania odpowiedzialności
4. proporcjonalności działań przeciwdziałających ryzyku do jego istotności

§ 5. Proces zarządzania ryzykiem obejmuje:

1. identyfikację i ocenę ryzyka oraz odniesienie go do akceptowalnego poziomu
2. ustalenie metody przeciwdziałania ryzyku
3. przeciwdziałanie ryzyku
4. monitorowanie procesu i dokonywanie zmian

§ 6. Identyfikacja ryzyka polega na ustaleniu ryzyka zagrażającego poszczególnym celom i zadaniom Urzędu, ujętym do realizacji w projekcie budżetu Gminy Reszel

§ 7. Podczas identyfikacji ryzyka należy przeanalizować

1. cele i zadania realizowane przez Urząd
2. cele i zadania realizowane przez jednostki organizacyjne Gminy
3. zagrożenia związane z osiąganiem celów i realizowaniem zadań Urzędu, ujętych w projekcie budżetu Gminy Reszel wraz z ich wewnętrznymi i zewnętrznymi przyczynami oraz możliwymi scenariuszami rozwoju zdarzeń.

§ 8. Podczas identyfikacji ryzyka stosowana jest kategoryzacja ryzyka. Kategorie (obszary) ryzyka obejmują:

1. ryzyko finansowe
2. ryzyko dotyczące zasobów ludzkich
3. ryzyko działalności
4. ryzyko zewnętrzne
5. inne ustalone przez osoby określające ryzyko

§ 9.

1. Identyfikacji i oceny ryzyka oraz ustalenie metody przeciwdziałania ryzyku dokonuje się corocznie w terminie do dnia 30 listopada.
2. Identyfikacji i oceny ryzyka oraz ustalenia metody przeciwdziałania ryzyku dokonują:
   1. kierownicy komórek organizacyjnych w Urzędzie Gminy w odniesieniu do zadań realizowanych w tych komórkach
   2. kierownicy jednostek organizacyjnych – w odniesieniu do zadań wykonywanych przez jednostkę

§ 10. Zidentyfikowane ryzyka występujące w ramach poszczególnych kategorii ryzyk określa załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 11. Ocena ryzyka polega na określeniu wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka, a następnie ustaleniu jego istotności, wg zasad określonych w załączniku Nr 2 do niniejszego zarządzenia.

§ 12. Określenie wpływu ryzyka polega na przewidywaniu skutków, jakie będzie ono miało dla realizacji zadania, osiągnięcia celu lub realizacji budżetu Gminy. Do określenia wpływu stosuje się opis jakościowy przy zastosowaniu skali ocen: wysoki, średni, niski.

§ 13. Określenie prawdopodobieństwa zaistnienia ryzyka polega na przewidywaniu częstotliwości jego występowania zdarzenia objętego ryzykiem w trakcie roku. Do określenie prawdopodobieństwa stosowany jest opis jakościowy przy zastosowaniu skali ocen: wysokie, średnie, niskie.

§ 14. Podczas oceny ryzyka stosowane są zasady zawarte w załączniku Nr 2 do niniejszego zarządzenia.

§ 15.

1. Poziom istotności ryzyka określany jest w oparciu o ocenę ryzyka tj. określenia wpływu i prawdopodobieństwa jego zaistnienia.
2. Ustala się następujące poziomy istotności ryzyka
   1. ryzyko poważne – ryzyko, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływu na organizację wynosi 6-9 punktów
   2. ryzyko umiarkowane - ryzyko, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływu na organizację wynosi 3-5 punktów
   3. ryzyko nieznaczne - ryzyko, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływu na organizację wynosi 1-2 punkty

§ 16. Ryzykiem akceptowanym jest ryzyko nieznaczne. Ryzyko umiarkowane i poważne przekracza akceptowany poziom ryzyka.

§ 17. Przeciwdziałanie ryzyku polega na podjęciu działań ograniczających je do poziomu akceptowanego poprzez zmniejszenie jego wpływu lub prawdopodobieństwa wystąpienia

§ 18. Metodami przeciwdziałania ryzyku są:

1. kontrolowanie ryzyka – stosowanie mechanizmów kontroli zarządczej
2. przeniesienie ryzyka – przekazanie ryzyka podmiotowi zewnętrznemu (np. w drodze ubezpieczenia)
3. przesunięcie w czasie
4. tolerowanie ryzyka

§ 19. W celu określenia metody przeciwdziałania ryzyku należy przeanalizować:

1. przyczyny (źródła) ryzyka i możliwe scenariusze rozwoju wydarzeń
2. istniejące mechanizmy kontroli, tj. zakres, w jakim przeciwdziałają ryzyku, a przez to ułatwiają lub utrudniają realizacje ustalonych celów i zadań

§ 20.

1. Na podstawie dokonanej identyfikacji i oceny ryzyka oraz określenia metody przeciwdziałania ryzyku kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy, komórek organizacyjnych Urzędu i pracownicy na samodzielnych stanowiskach wypełniają arkusze identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku. Wzór arkusza stanowi załącznik Nr 3 do niniejszego zarządzenia.
2. Odnotowania w arkuszach wymagają wszystkie zidentyfikowane ryzyka, natomiast dla ryzyka przekraczającego akceptowany poziom (ryzyka poważne i umiarkowane) należy podać planowane metody ograniczenia go do poziomu akceptowanego.
3. Arkusze przedkładane są Koordynatorowi ds. kontroli zarządczej w terminie do dnia 30 listopada każdego roku.
4. Koordynator ds. kontroli zarządczej w terminie do dnia 15 grudnia każdego roku sporządza zbiorczy raport identyfikacji ryzyk przekraczających poziom akceptowany ryzyka oraz planowane metody ograniczenia go do akceptowanego poziomu i przedstawia go do wiadomości Burmistrzowi Reszla.
5. Raport, o którym mowa w pkt 4 podlega zatwierdzeniu przez Burmistrza.

§ 21. Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu oraz kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych zapewniają stosowanie metod przeciwdziałania ryzyku ustalonych w arkuszach.

§ 22.

1. Zidentyfikowane ryzyko oraz ustalone metody jego ograniczania do akceptowanego poziomu są na bieżąco oceniane (monitorowane) przez:
   1. kierowników komórek organizacyjnych Urzędu, którzy oceniają poziom zidentyfikowanego ryzyka oraz skuteczność stosowanych metod jego ograniczania
   2. kierownictwo Urzędu w ramach bieżącego zarządzania Urzędem, w tym w szczególności w trakcie spotkań i narad wewnętrznych
   3. kierowników gminnych jednostek organizacyjnych w odniesieniu do zidentyfikowanych ryzyk oraz skuteczności stosowanych metod ich ograniczania w jednostce

§ 23.

1. Kierownicy jednostek organizacyjnych gminy, kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach przedkładają, w terminie do dnia 31 marca analizę skuteczności zastosowanych metod ograniczania ryzyka w odniesieniu do zidentyfikowanych ryzyk i ustalonych ich istotności przekraczających poziom akceptowany.
2. Wyniki oceny wykorzystywane są do poprawy efektywności zarządzania ryzykiem oraz usprawnienia systemu kontroli zarządczej.

§ 24.

1. Kierownicy jednostek organizacyjnych gminy zobowiązani są:
   1. opracować i wdrożyć zasady i tryb zarządzania ryzykiem w kierowanej jednostce organizacyjnej,
   2. na zasadach i w terminach określonych w niniejszym zarządzeniu arkusze identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku w odniesieniu do zadań jednostki

§ 25. Traci moc:

1. Zarządzenie Nr 152/2011 Burmistrza Reszla z dnia 30 grudnia 2011 roku w sprawie zarządzania ryzykiem w Urzędzie Gminy w Reszlu,
2. Zarządzenie Nr 13/2018 Burmistrza Reszla z dnia 26 stycznia 2018 roku w sprawie zmiany zarządzenia w sprawie zarządzania ryzykiem w Urzędzie Gminy w Reszlu,
3. Zarządzenie Nr 97/2020 Burmistrza Reszla z dnia 30 września 2020 roku w sprawie zmiany zarządzenia w sprawie zarządzania ryzykiem w Urzędzie Gminy w Reszlu

§ 26. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.