Informacje dodatkowe:

ZARZĄDZENIE NR 165/2025 
BURMISTRZA RESZLA 
z dnia 22 grudnia 2025 r. 

w sprawie powołania Administratorów Systemu KSeF (Krajowy System e-Faktur) oraz zasad nadawania uprawnień dla użytkowników Systemu KSeF w Gminie Reszel

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 1153), w związku § 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2021 r., poz. 2481 z późn. zm.) oraz § 19 ust. 2 pkt 4 i 7 lit. a) Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2024, poz. 773) 

§ 1.

1. W związku z otrzymaniem uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur na podstawie złożonego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego „Zawiadomienia ZAW-FA o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z krajowego systemu e-faktur” upoważniam Panią Martę Gradzewicz – Skarbnika Gminy Reszel, do pełnienia roli osoby uprawnionej do korzystania z krajowego systemu e-faktur w oprogramowaniu interfejsowym, zwanym dalej „KSeF”. 
2. Do zadań osoby uprawnionej, o której mowa ust. 1, należy pełnienie roli Administratora Systemu KSeF w zakresie właściwości podatnika – Gminy Reszel, w tym w szczególności do: 
   1. Nadawania uprawnień; 
   2. Nadawania uprawnień do zarządzania jednostkami zależnymi (gminnymi jednostkami organizacyjnymi). 
3. W celu zapewnienia ciągłości działania systemu KSeF upoważniam również następujących pracowników Urzędu Gminy w Reszlu: 
   1. Paulinę Sędecką,
   2. Elżbietę Pyrzak – Lewińską,
   3. Sylwię Jaruga,
   4. Rafała Żukowskiego

do pełnienia roli Administratora Systemu KSeF w zakresie właściwości podatnika – Gminy Reszel, których uprawnienia zostaną nadane przez Administratora Systemu KSeF, o którym mowa w ust. 1. 

§ 2.

1. KSeF umożliwia wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników. Aplikacja posiada również dodatkowe funkcjonalności ułatwiające obsługę e-Faktur (podgląd, pobieranie na dysk lokalny e-Faktury, weryfikację statusu wysyłki e-Faktury, pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) oraz zarządzanie uprawnieniami i tokenami. Dodatkowo aplikacja umożliwia bez konieczności logowania podgląd e-Faktury (anonimowy dostęp do e-Faktury po wskazaniu jej indywidualnych cech) oraz weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO KSeF. 
2. Dostęp do KSeF następuje za pośrednictwem dedykowanej strony utworzonej przez Ministra Finansów: ksef.podatki.gov.pl. 

§ 3.

Nadawanie, zmiana lub odebranie uprawnień następuje z zastosowaniem specyfikacji KSeF, po weryfikacji posiadanych uprawnień. 

§ 4.

1. Uprawnienia do korzystania z systemu KSeF dla pracowników Urzędu Gminy w Reszlu zgodnie z wykonywanym zakresem czynności nadaje Administrator systemu KSeF. 
2. Uprawnienia do korzystania z systemu KSeF dla pracowników jednostek zależnych (gminnych jednostek organizacyjnych), zgodnie z wykonywanym zakresem czynności, nadaje lub odbiera administrator jednostki zależnej. 
3. Administrator jednostki zależnej to kierownik gminnej jednostki organizacyjnej i główny księgowy, upoważniony przez Administratora systemu KSeF, o którym mowa w § 1 ust. 1. 
4. Administrator jednostki zależnej posiada uprawnienia w szczególności do: 
   1. zarządzania uprawnieniami w KSeF; 
   2. przeglądania uprawnień w KSeF, w obrębie danej jednostki zależnej. 
5. Kierownik gminnej jednostki organizacyjnej zobowiązany jest niezwłocznie informować pisemnie lub na adres e-mail: sekretariat@gminareszel.pl Administratora systemu KSeF, o którym mowa w § 1 ust. 1, o każdej zmianie danych osób uprawnionych jako administratorów jednostki zależnej. 

§ 5.

1.  W kontekście prawidłowej pracy i zawartych danych w systemie KSeF każdy użytkownik systemu KSeF powinien zapoznać się w szczególności z: 
   1. Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur; 
   2. Podręcznikiem użytkownika Krajowy System E-Faktur – Aplikacja Podatnika KSeF;
   3. niniejszym zarządzeniem. 
2. Mając na uwadze, że system KSeF jest systemem informatycznym, w ramach którego przetwarzany jest szeroki zakres danych, każdy użytkownik powinien przestrzegać: 
   1. zasad bezpiecznego uwierzytelnienia się, bezpiecznej pracy i zakończenia pracy w Systemie KSeF; 
   2. regulacji wewnętrznych obowiązujących w danej jednostce organizacyjnej dotyczących bezpiecznej pracy w systemach informatycznych oraz ochrony danych osobowych; 
   3. obowiązku zgłaszania do Administratora systemu KSeF wszelkich incydentów mających wpływ na prawidłowe funkcjonowanie systemu. 

§ 6.

Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy Reszel i Skarbnikowi Gminy Reszel oraz Kierownikom jednostek organizacyjnych objętych centralizacją VAT. 

§ 7.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.