Informacje dodatkowe:

Zarządzenie Nr 43/2025
Burmistrza Reszla
z dnia 8 kwietnia 2025 roku

w sprawie: organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Reszlu i gminnych jednostkach organizacyjnych

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 o samorządzie gminnym (Dz. U z 2024 r., poz. 1465 z późn. zm.) oraz art. 69 ust 1 pkt. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U z 2024 r., poz. 1530 z późn. zm.) oraz Rozdziału 2 załącznika Nr 1 Zarządzenia Nr 33/2025 Burmistrza Reszla z dnia 21 marca 2025 roku w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Reszlu, 

zarządza się, co następuje:

§ 1. Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o:

1. referacie – oznacza to wyodrębnione w strukturze organizacyjnej Urzędu Gminy 
   1. Referat Organizacyjny,
   2. Referat Rozwoju Gospodarczego i Ochrony Środowiska,
   3. Referat Pozyskiwania Środków, Promocji i Oświaty,
   4. Referat Finansowy,
2. komórce organizacyjnej – oznacza to wyodrębnione w strukturze organizacyjne Urzędu Gminy w Reszlu komórki organizacyjne równorzędne referatom, tj.:
   1. Urząd Stanu Cywilnego,
   2. Straż Miejska,
3. samodzielne stanowiska – oznacza to wyodrębnione w strukturze organizacyjnej Urzędu Gminy w Reszlu jednoosobowe stanowiska pracy, tj.
   1. Zastępca Burmistrza
   2. Skarbnik Gminy,
   3. Sekretarz Gminy,
   4. zarządzanie kryzysowe,
4. gminnej jednostce organizacyjnej – oznacza to następujące jednostki:
   1. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Reszlu,
   2. Zespół Szkolno-Przedszkolny w Reszlu,
   3. Środowiskowy Dom Samopomocy w Reszlu.

§ 2. Celem działalności kontrolnej jest wykrywanie nieprawidłowości w funkcjonowaniu jednostki na każdym odcinku jej działania, ujawnienie przyczyn i źródeł ich powstania, podniesienie sprawności działania jednostki, oraz wskazanie sposobu wyeliminowania w przyszłości przyczyn i źródeł ich powstania.

§ 3. Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 

§ 4. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1. zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
2. skuteczności i efektywności działania,
3. wiarygodności sprawozdań,
4. ochrony zasobów (m.in. pracowników, mienia, infrastruktury),
5. przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
6. efektywności i skuteczności przepływu informacji,
7. zarządzania ryzykiem.

§ 5. Praktyczna realizacja podstawowych celów kontroli zarządczej ma dostarczyć Burmistrzowi Reszla informacji niezbędnych dla usprawnienia funkcjonowania działalności jednostki i racjonalnego gospodarowania jej majątkiem.

§ 6. Zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminie Reszel opracowano w kierując się m.in. standardami kontroli zarządczej, zawartymi w komunikacie nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, opublikowanego w Dz. Urz. Min. Fin. z dnia 30 grudnia 2009 r.

§ 7. Czynności kontrolne, prowadzone w procesie kontroli zarządczej powinny odbywać się według kryteriów:

1. legalności postępowania - stanowiącej, że sama kontrola, jak i zakres przedmiotowy i podmiotowy muszą być umocowane w przepisach prawa, a odnośnie kontroli zarządczej – dodatkowo w przepisach wewnętrznych jednostki,
2. rzetelności – zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym,
3. gospodarności – stanowiącej ocenę kontrolowanych zjawisk, procesów gospodarczych i finansowych pod kątem racjonalności, efektywności i celowości,
4. celowości – sprawdzenia, czy środki finansowe zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem określonym w planie finansowym,

§ 8. Etapy postępowania kontrolnego powinny obejmować:

1. porównanie stanu faktycznego z założeniami oraz ze stanem określonym w normach prawnych i technicznych, 
2. ustalenie nieprawidłowości,
3. ustalenie przyczyn nieprawidłowości,
4. sformułowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych zmierzających do likwidacji nieprawidłowości, usprawnienia działalności, osiągnięcia lepszych efektów
5. omówienia wyników kontroli z dyrektorem kontrolowanej jednostki,
6. analizowanie informacji zarządczych w występujących zagrożeniach, w osiągnięciu celów i inicjowanie działań korekcyjnych, korygujących, naprawczych.

§ 9. System kontroli zarządczej obejmuje zbiór elementów i czynności kontrolnych, takich jak: 

1. samokontrolę - polegającą na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki z posiadanego zakresu czynności służbowych z uwzględnieniem postanowień niniejszego zarządzenia. Samokontrola realizowana jest w ramach powierzonych obowiązków służbowych w toku codziennego wykonywania zadań. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy zatrudnieni w Urzędzie Gminy w Reszlu i jednostkach organizacyjnych Gminy bez względu na stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.
2. kontrolę funkcjonalną - sprawowaną przez Burmistrza Reszla, Zastępcę Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika, kierowników jednostek organizacyjnych i komórek organizacyjnych a także pracowników na samodzielnych stanowiskach - oznaczającą bieżące podejmowanie decyzji i działań zapewniających realizację celów i zadań, w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy,
3. kontrolę instytucjonalną - rozumianą jako prowadzenie czynności kontrolnych zmierzających do osiągnięcia założonych celów i zadań, badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym przepisami prawa oraz ocena wykonania zadań pod względem efektywności, oszczędności i terminowości. Kontrole instytucjonalną wewnętrzną w komórkach organizacyjnych Urzędu Gminy w Reszlu i jednostkach organizacyjnych prowadzą pracownicy Urzędu Gminy w Reszlu na podstawie odrębnych upoważnień. Kontrolę instytucjonalną zewnętrzną prowadzą uprawnione instytucje na podstawie odrębnych przepisów prawa (np. NIK, RIO, Wojewoda itp.).

§ 10. Dokumentację systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Reszlu stanowi zbiór procedur wewnętrznych, regulaminów, instrukcji i in. aktów prawa wewnętrznego, wydanych przez Burmistrza Reszla, przywołanych w załączniku Nr 1 do niniejszego zarządzenia, a w jednostkach organizacyjnych Gminy – przez kierowników tych jednostek.

§ 11. Koordynację kontroli zarządczej prowadzi pracownik Referatu Organizacyjnego, który w imieniu Burmistrza Reszla sprawuje bezpośredni nadzór nad systemem kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Reszlu i gminnych jednostkach organizacyjnych.

§ 12. Zadaniem Koordynatora kontroli zarządczej jest analiza informacji zarządczych pochodzących z różnych źródeł (kontrole wewnętrzne, kontrole zewnętrzne, analizy, sprawozdania itp.) o występujących zagrożeniach związanych z osiąganiem planowanych celów i realizacją zadań.

§ 13. 1. Podstawą złożenia oświadczenia o stanie kontroli zarządczej wg stanu na 31 grudnia roku poprzedniego jest sporządzenie samooceny jej funkcjonowania. Samooceny dokonuje się w odniesieniu do wszystkich procesów realizowanych w jednostce/referacie/na stanowisku w oparciu o standardy, o których mowa w § 6 niniejszego zarządzenia. 

§ 14.

1. Informację (oświadczenie) o stanie kontroli zarządczej sporządza się na podstawie wyników samooceny, o której mowa w § 13 niniejszego zarządzenia.
2. Informację (oświadczenie) o stanie kontroli zarządczej wg stanu na dzień 31 grudnia roku poprzedzającego w zakresie realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy przedkładają Koordynatorowi
   1. kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy – w zakresie kierowanej przez siebie jednostki
   2. kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu Gminy - na podstawie przedłożonych przez podległych pracowników arkuszy samooceny,
   3. samodzielne stanowiska pracy w Urzędzie Gminy w terminie do dnia 31 marca każdego roku.
3. Koordynator przedkłada Burmistrzowi Reszla sprawozdanie zbiorcze o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok w terminie do dnia 30 kwietnia każdego roku.

§ 15.

1. Szczegółowy opis standardów i obszarów objętych informacją, o której mowa w § 9, a także wskazanie procedur obowiązujących w tym zakresie w Urzędzie Gminy w Reszlu, stanowi załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.
2. Misja Urzędu Gminy w Reszlu określona została w załączniku Nr 2 do niniejszego zarządzenia
3. Kodeks etyki pracownika samorządowego stanowi załącznik Nr 3 do niniejszego zarządzenia.
4. Kryteria oceny systemu kontroli zarządczej stanowią załącznik Nr 4 do niniejszego zarządzenia.
5. Opis kryteriów systemu kontroli zarządczej stanowi załącznik Nr 5 do niniejszego zarządzenia.
6. Wzór formularza samooceny, o której mowa w §13 stanowi załącznik Nr 6 do niniejszego zarządzenia.
7. Wzór informacji, o której mowa w §14 stanowi załącznik Nr 7 do niniejszego zarządzenia.
8. Plan szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych opracowuje się na formularzu, którego wzór stanowi załącznik Nr 8 do niniejszego zarządzenia
9. Pracownicy, po odbytym szkoleniu wypełniają ankietę wg wzoru stanowiącego załącznik Nr 9 do niniejszego zarządzenia.

§ 16. Traci moc Zarządzenie Nr 12/2018 Burmistrza Reszla z dnia 26 stycznia 2018 roku w sprawie w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Reszlu i gminnych jednostkach organizacyjnych,

§ 17. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.