Informacje dodatkowe:

Zarządzenie 103/2019
Burmistrza Reszla
z dnia 30 sierpnia 2019 roku

w sprawie:  posiadania obowiązkowego konta na Platformie Elektronicznego Fakturowania (PEF) oraz obsługi i odbioru ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych w Urzędzie Gminy w Reszlu oraz jednostkach organizacyjnych Gminy Reszel

Na podstawie art. 31 i art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 506) oraz ustawy z dnia 9 listopada 2018 roku o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2018 r. poz. 2191), zwanej dalej „specustawą o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych’,

zarządzam, co następuje: 

§ 1

1. Zamawiający jest obowiązany do odbierania od Wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem  Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF).
2. W tym celu Zamawiający jest obowiązany do posiadania konta na platformie PEF. Konto Zamawiającego tworzone i obsługiwane jest przez upoważnionego do tego Użytkownika, o którym mowa w § 4 niniejszego zarządzenia. Gmina Reszel tworzy wiele kont na platformie PEF. Konta są tworzone w oparciu o model rozproszony, o którym mowa w dokumentacji organizacyjno-technicznej platformy PEF, zamieszczonej na stronie internetowej: www.efaktura.gov.pl. Oznacza to, że każda z jednostek organizacyjnych Gminy Reszel tworzy i obsługuje własne konto.
3. Zamawiający zakłada konto na platformie PEF najpóźniej przed przewidywanym terminem otrzymania pierwszej ustrukturyzowanej faktury elektronicznej.

§ 2

1. Funkcjonowanie platformy PEF zapewnia Minister właściwy do spraw gospodarki. 
2. Minister ten zamieszcza na platformie dokumentację organizacyjno-techniczną platformy, zawierającą w szczególności: opis funkcjonowania oraz korzystania z platformy; opisy, schematy, instrukcje i inne materiały dotyczące ustrukturyzowanej faktury elektronicznej oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych; wymagania techniczne i organizacyjne konta na platformie.
3. Platforma umożliwia przesyłanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych za swoim pośrednictwem.

§ 3

1. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna składa się z danych wymaganych przepisami o podatku od towarów i usług (wymienionych w art. 106e ustawy o VAT) oraz danych zawierających: informacje dotyczące odbiorcy płatności oraz wskazanie umowy zamówienia publicznego. W ustrukturyzowanej fakturze elektronicznej, poza ww. danymi, mogą być zamieszczone także inne dane, jeżeli są niezbędne ze względu na specyfikę zamówień publicznych.

§ 4

1. Upoważnienia dla potrzeb rejestracji, utworzenia konta i pobierania z PEF ustrukturyzowanych faktur i innych ustrukturyzowanych dokumentów wydaje Burmistrz Reszla. 
2. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 1 wydaje Burmistrz Reszla na czas nieokreślony.

§ 5

1. Przed przewidywaną datą otrzymania pierwszej ustrukturyzowanej faktury za pośrednictwem PEF kierownik jednostki organizacyjnej, zobowiązany jest wystąpić na piśmie do organu wykonawczego o ww. upoważnienie.  
2. Upoważnia się kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Reszel do wydawania, w imieniu Burmistrza jako organu, upoważnień, o których mowa w ust. 1 dla podległych pracowników.
3. Do uwierzytelnienia użytkownika na PEF oraz odbioru ustrukturyzowanych dokumentów wymagany jest bezpieczny podpis elektroniczny.   

§ 6

1. W umowie dotyczącej każdego zamówienia publicznego uznaję za konieczny zapis wskazujący formę stosowanego przez Wykonawcę sposobu wystawiania i przekazywania Zamawiającemu faktur, tj. albo papierowych (tradycyjnych) albo elektronicznych ustrukturyzowanych. W związku z powyższym w ramach przeprowadzanego zamówienia publicznego i w zawieranej w związku z tym umowie wymagane jest wprowadzenie stosownego w tym zakresie zapisu.

§ 7

1. W przypadku wskazania przez Wykonawcę zamówienia publicznego elektronicznej formy przekazywania ustrukturyzowanych faktur Zamawiającemu za pomocą platformy PEF, dopuszcza się również przyjmowanie za pomocą tej Platformy innych niż faktura ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, związanych z realizacją zamówienia publicznego.
2. Przyjmowanie innych (poza fakturą) dokumentów ustrukturyzowanych za pomocą platformy PEF wymaga obustronnego porozumienia w tym zakresie, potwierdzonego stosownymi postanowieniami umowy o realizacji zamówienia publicznego.

§ 8

1. Do dnia dostosowania posiadanych przez jednostkę organizacyjną systemów finansowo-księgowych do elektronicznego obiegu ustrukturyzowanych dokumentów oraz automatycznego ich przetwarzania w urządzeniach księgowych dopuszcza się możliwość pobrania z platformy PEF ustrukturyzowanego zindywidualizowanego pliku faktury bądź innych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych w formacie PDF dla oceny merytorycznej, formalno-rachunkowej oraz zatwierdzania przesłanego dokumentu.
2. Faktura bądź inny ustrukturyzowany dokument, o których mowa w ust. 1, podlega rejestracji i obiegowi dokumentów zgodnie z obowiązującymi w danej jednostce organizacyjnej uregulowaniami wewnętrznymi oraz podlega ewidencji księgowej.

§ 9

1. W przypadku Urzędu Gminy w Reszlu upoważniam Sekretarza Gminy Reszel do dokonania rejestracji i utworzenia konta na PEF dla samej Gminy Reszel do celów pobierania ustrukturyzowanych faktur bądź innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych przez merytoryczne komórki organizacyjne Urzędu Gminy w Reszlu oraz przydzielania dostępu do PEF pozostałym pracownikom Urzędu Gminy w Reszlu. 
2. Kierownicy merytorycznych komórek organizacyjnych Urzędu Gminy w Reszlu, wskazują pracowników im podległych, którym należy przydzielić dostęp do PEF w celu odbioru faktur ustrukturyzowanych z systemu PEF.
3. Kierowników merytorycznych komórek organizacyjnych Urzędu Gminy w Reszlu oraz samodzielne stanowiska pracy zobowiązuję do niezwłocznego pisemnego powiadomienia Sekretarza Gminy o zawartych umowach, w których Wykonawcy wskazali formę przekazywania faktur Zamawiającemu za pomocą systemu PEF, w terminie nie później niż 3 dni robocze, licząc od daty zawarcia umowy celem nadania upoważnienia do odbioru faktur ustrukturyzowanych z systemu PEF.

§ 10

1. W kwestiach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem mają zastosowanie przepisy specustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych. 

§ 11

1. Postanowień niniejszego zarządzenia nie stosuje się do zamówień publicznych, o których mowa w art. 3 ust. 2 oraz art. 4 ust. 3 specustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych.
2. Przy udzielaniu zamówień publicznych, o których mowa w ust.1, w dokumentacji rozpoczynającej postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego wymagane jest zamieszczenie zapisu o wyłączeniu stosowania formy rozliczeń za pomocą ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów.

§ 12

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia i podlega głoszeniu w sposób zwyczajowo przyjęty w Gminie Reszel.